Nieuwe Nederlandse rechterlijke uitspraak stelt gedeelde aansprakelijkheid vast tussen inleners en payrollbedrijven, zelfs met vrijwaringsclausules
Door Asha Jokhoe
Een recente uitspraak van de Nederlandse rechter zou bedrijven moeten aanzetten om hun benadering van aansprakelijkheid voor payroll in Nederland te heroverwegen. De uitspraak stelt dat inleners en payrollbedrijven samen verantwoordelijk zijn voor nalevingsfouten, zelfs wanneer contracten vrijwaringsclausules bevatten die bedoeld zijn om de aansprakelijkheid naar één partij te verschuiven.
De zaak die alles veranderde
Een bedrijf in de modebranche benaderde een payrollbedrijf op zoek naar diensten voor hun werknemers. Tijdens de eerste gesprekken gaf de vertegenwoordiger van het payrollbedrijf prijzen op basis van minimale arbeidsvoorwaarden volgens het Burgerlijk Wetboek, waarbij hij opmerkte dat de inlener niet gebonden was aan een CAO. Deze beoordeling ging voorbij aan de algemeen bindende sector-CAO voor de mode-industrie, bekend als de MITT.
De partijen ondertekenden een inhuurcontract dat standaardbepalingen bevatte die de inlener verplichtten om correcte informatie te verstrekken over de toepasselijke arbeidsvoorwaarden en het payrollbedrijf te vrijwaren voor claims die voortvloeiden uit onjuiste informatie. Tijdens het inwerken van de klant antwoordde de inlener op de vraag of er een CAO van toepassing zou zijn "geen CAO van toepassing" op basis van de eerdere correspondentie met het payrollbedrijf.
Nadat de werknemer taken begon uit te voeren onder toezicht en controle van de inlener, diende hij een loonvordering in met het argument dat hij gecompenseerd moest worden volgens de MITT-overeenkomst. Het payrollbedrijf schikte uiteindelijk de claim en vroeg vervolgens terugbetaling van de inlener met het argument dat de inlener had nagelaten om correcte informatie over de arbeidsvoorwaarde te verstrekken.
De beslissing van het Hof: "Let’s Go Dutch"
De Nederlandse rechter deed een uitspraak die beide partijen verraste door een gedeelde aansprakelijkheid vast te stellen. De rechtbank oordeelde dat de inlener weliswaar redelijkerwijs mocht vertrouwen op verklaringen van een ervaren professioneel payrollbedrijf over de toepasselijkheid van de CAO, maar dat het verzuim van de inlener om zelf onderzoek te doen naar sectorspecifieke arbeidsvoorwaarden bijdroeg aan de onjuiste toepassing.
In plaats van de volledige verantwoordelijkheid bij een van beide partijen te leggen, verdeelde de rechtbank de aansprakelijkheid 50/50, waarbij zowel de huurder als het payrollbedrijf de schikkingskosten in gelijke mate moesten dekken.
Wat dit betekent voor uw bedrijf
Deze uitspraak stelt een aantal cruciale principes vast die van invloed zijn op de manier waarop bedrijven in Nederland omgaan met de naleving van loonregels:
Rechtbanken mogen aansprakelijkheid verdelen ondanks contractvoorwaarden
Zelfs met contractuele vrijwaringsclausules dragen zowel inleners als payroll providers de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de juiste arbeidsvoorwaarden worden toegepast. Rechtbanken zullen de bijdrage van elke partij aan het falen van de naleving onderzoeken in plaats van simpelweg contractuele aansprakelijkheidsverschuivingen af te dwingen.
Due Diligence-vereisten zijn uitgebreid
Inleners kunnen niet langer alleen vertrouwen op de expertise van de payrollprovider. Bedrijven moeten onafhankelijk onderzoek doen naar toepasselijke CAO’s en arbeidsvoorwaarden voor hun bedrijfstak, ongeacht wat hun payrollprovider adviseert.
Professioneel advies sluit aansprakelijkheid niet uit
Hoewel inleners redelijkerwijs kunnen vertrouwen op de begeleiding van professionele payrollbedrijven, ontslaat dit hen niet van hun eigen controletaken. Van beide partijen wordt verwacht dat ze zorgvuldigheid betrachten.
Belangrijkste actiestappen
Onafhankelijk de vereisten van de sector controleren
Onderzoek de toepasselijke CAO’s voor uw specifieke sector, zelfs als uw salarisadministrateur aangeeft dat er geen van toepassing zijn. Sectorspecifieke overeenkomsten vallen misschien niet direct op, maar kunnen wel een grote invloed hebben op de arbeidsvoorwaarden.
Documenteer uw compliance inspanningen
Houd documentatie bij van je onderzoek naar arbeidsvoorwaarden en de toepasselijkheid van de CAO. Deze documentatie bewijst dat je te goeder trouw probeert om de regels na te leven, iets waar rechtbanken rekening mee houden bij het bepalen van de toewijzing van aansprakelijkheid.
Bestaande contracten beoordelen
Hoewel vrijwaringsclausules belangrijk blijven, moet je begrijpen dat ze minder bescherming bieden dan eerder werd aangenomen. Concentreer je op het ontwikkelen van gezamenlijke controleprocessen voor naleving met je salarisadministrateur.
Hoe People2.0 naleving ondersteunt
Bij People2.0 begrijpen we de complexiteit van de Nederlandse arbeidswetgeving en het belang van een accurate CAO bepaling. Ons team in Nederland werkt samen met cliënten om de toepasselijke arbeidsvoorwaarden te verifiëren en ervoor te zorgen dat beide partijen hun due diligence verantwoordelijkheden nakomen.
We bieden uitgebreide ondersteuning voor het identificeren van CAO’s in alle Nederlandse industriesectoren en houden onze kennis van sectorspecifieke vereisten op peil. Onze aanpak omvat onafhankelijke verificatie naast door de klant verstrekte informatie, waardoor alle partijen worden beschermd tegen compliance-risico's.
Samen verder
Deze uitspraak van de rechtbank versterkt dat naleving van de loonregels de actieve medewerking van alle betrokken partijen vereist. Zoals de rechtbank aantoonde, kan bij fouten in de naleving de aansprakelijkheid worden gedeeld op basis van de bijdrage van elke partij aan het probleem.
De belangrijkste conclusie is duidelijk: zowel inleners als payroll providers moeten onafhankelijk de arbeidsvoorwaarden controleren en kunnen voor bescherming niet alleen vertrouwen op de expertise of contractuele vrijwaringsclausules van de andere partij. Zoals het Nederlandse gezegde luidt: als beide partijen bijdragen aan het probleem, kunnen ze inderdaad "Nederlands gaan" op de kosten.
Neem contact op met ons team in Nederland om te bespreken welke invloed deze uitspraak heeft op uw salarisadministratie en lees meer over onze gezamenlijke aanpak om de naleving van de CAO te controleren.
