De U.S. Internal Revenue Service (IRS), samen met vele andere federale en staatsagentschappen, maakt zich steeds meer zorgen over de juiste classificatie van werknemers, evenals de ongebreidelde misclassificatie van werknemers. Met de explosieve groei van de onafhankelijke arbeidskrachten en de gig-economie, zal de belangstelling van de regelgevende instanties en het onderzoek naar werkgeverspraktijken alleen maar toenemen.
Achtergrondinformatie over verkeerde indeling van werknemers
Bijna elk bedrijf heeft vaste werknemers. Bij elk loonstrookje houdt het bedrijf loonbelasting in en betaalt dat bedrag aan de belastingdienst. Aan het einde van het jaar krijgt de werknemer een W-2-formulier waarop de voorheffingen, sociale zekerheidsbijdragen, enz. staan die namens hem aan de overheid zijn betaald. Naast deze loonbelastingen voor werknemers betaalt de werkgever ook belastingen aan de overheid.
Veel bedrijven maken ook gebruik van een andere categorie werknemers, namelijk onafhankelijke aannemers. Deze werknemers worden anders betaald. Ze krijgen een brutobedrag uitbetaald en zijn verantwoordelijk voor hun eigen belastingafdracht aan de IRS. Het bedrijf rapporteert deze inkomsten aan de werknemer en aan de overheid via een 1099-formulier aan het einde van het jaar.
Dit is de uitdaging voor de belastingdienst: Ze geven er veel de voorkeur aan om inkomstenbelasting te innen bij één bron, de werkgever. Dit is wat er gebeurt met W-2 werknemers. Voor onafhankelijke aannemers, gerapporteerd via formulier 1099, moet de IRS de inkomstenbelasting van elke werknemer afzonderlijk innen. Dit creëert een duidelijke administratieve last voor de IRS, niet alleen om de betaling te innen, maar ook om de individuele belastingaangiften te onderzoeken om er zeker van te zijn dat de aftrekposten en belastingbetalingen correct zijn. Dit kan vaak resulteren in lagere belastingopbrengsten, omdat sommige werknemers het geld hebben uitgegeven dat eigenlijk gebruikt had moeten worden voor de geschatte belastingafdracht.
Om deze administratieve last te verlichten en meer geld te kunnen innen, heeft de IRS (net als regelgevende partner, het ministerie van Arbeid) een sterke voorkeur voor werknemers die worden geclassificeerd als werknemers versus onafhankelijke aannemers.
Als de IRS besluit om de classificatiepraktijken van een bedrijf te onderzoeken, kan dat met terugwerkende kracht waardoor de werkgever tot drie jaar terug in de tijd moet gaan. Als ze een verkeerde classificatie van een werknemer vinden, kan de IRS eisen dat een bedrijf alle belastingen van de onafhankelijke aannemer betaalt alsof hij een werknemer van het bedrijf was geweest, plus boetes en rente, zelfs als de werknemer die belastingen al heeft betaald. Er is ook een risico voor de werknemer, omdat aftrekposten vóór belasting (zoals een kantoor aan huis, SEP-IRA, enz.) kunnen worden afgewezen en hij gedwongen kan worden om een gewijzigde belastingaangifte in te dienen voor de jaren in kwestie.
Waarom is werknemersclassificatie een probleem? Waarom maken federale en staatsagentschappen zich zorgen over werknemers die ten onrechte zijn geclassificeerd als onafhankelijke aannemers?
Werknemersclassificatie Financiële stimulansen
Werkgevers kunnen ervoor kiezen om werknemers als onafhankelijke aannemers te classificeren om:
- Bespaar op het werkgeversdeel van de loonbelasting voor Sociale Zekerheid en Medicare.
- De werknemer niet hoeven op te nemen in de ziektekosten- en pensioenregelingen van het bedrijf.
- Geen werkloosheidsbelasting hoeven te betalen.
- Gemakkelijker een dienstverleningscontract beëindigen in plaats van een werknemer te moeten ontslaan.
De IRS wil dat werknemers als werknemers worden geclassificeerd omdat dit resulteert in:
- Snellere belastingontvangsten. Werkgevers dienen maandelijks loon- en inkomstenbelasting in bij de IRS. Onafhankelijke aannemers betalen slechts elk kwartaal belasting.
- Verhoogde belastinginkomsten. Werknemers kunnen zakelijke uitgaven niet aftrekken van hun inkomen. Onafhankelijke aannemers kunnen dat wel. Dit leidt tot lagere belastinginkomsten voor een onafhankelijke aannemer.
- Lagere controlekosten. Omdat werkgevers in feite zorgen voor de belastingberekening van een werknemer, is er niet veel bezorgdheid over mogelijke belastingontduiking. Maar omdat onafhankelijke aannemers hun eigen belastingen berekenen en zakelijke uitgaven kunnen aftrekken, moet de belastingdienst middelen inzetten om hun aangiften te controleren.
Informatie delen en risico’s spreiden
Helaas kan het nog erger worden voor een bedrijf dat het doelwit is van de IRS. De IRS deelt haar informatie over herclassificatiecontroles vaak met andere federale en staatsagentschappen. Als gevolg daarvan kan een bedrijf ook een aanvullende controle ontvangen van een andere staatsinstantie die werknemers wil herclassificeren voor staatsbelasting of werkloosheidsdoeleinden. Bovendien kan het Amerikaanse ministerie van Arbeid de werknemers in kwestie willen herclassificeren, waardoor een bedrijf nog meer wordt blootgesteld aan een nauwkeurig onderzoek naar lonen en werktijden.
Deze herclassificaties kunnen ook leiden tot een aantal aanverwante kwesties zoals immigratiecontrole, aansprakelijkheid voor werknemerscompensatie, federale en staatswetten voor discriminatie, enz.
Claims voor misclassificatie van werknemers worden vaak ingediend door een ontevreden werknemer. Ze worden meestal op een van de volgende drie manieren gestart:
- De werknemer vraagt werkloosheid aan bij de staat. Nadat hij ontdekt heeft dat alleen werknemers, en geen onafhankelijke aannemers, recht hebben op UI, beweert hij dat hij als werknemer geclassificeerd had moeten worden.
- De werknemer raakt gewond tijdens zijn project en vraagt een arbeidsongevallenverzekering aan. Als hij niet als zelfstandige heeft bijgedragen aan een fonds voor werknemerscompensatie, dan zal een instantie meestal de classificatie van de werknemer in twijfel trekken.
- De werknemer besluit om proactief een IRS SS-8 in te dienen voor de classificatie als werknemer. Deze formulieren zijn een belangrijke bron van veldcontroles voor de IRS.
Achtergrond over de misclassificatie van zelfstandige contractanten
De kwestie van de misclassificatie van werknemers speelt al jaren. Vanuit een federaal belastingperspectief wordt de vraag of een werknemer een onafhankelijke aannemer of werknemer is, beantwoord aan de hand van een aantal algemene juridische kwesties en de voorschriften van de IRS. De IRS beschouwt alle werknemers als mogelijk een van de volgende types: onafhankelijke aannemer, werknemer, wettelijke werknemer of wettelijke niet-werknemer.
Statutaire werknemers zijn onder andere bepaalde chauffeurs (degenen die vlees, groente, fruit of bakkerijproducten distribueren; andere dranken dan melk; of wasserij- of stomerijdiensten voor hun opdrachtgever, en die aan andere eisen voldoen), verkopers van levensverzekeringen, thuiswerkers en andere verkopers.
Wettelijke niet-werknemers zijn onder andere gekwalificeerde makelaars in onroerend goed en directe verkopers. Zij worden behandeld als onafhankelijke aannemers.
Voor alle andere werknemers moeten werkgevers, volgens de instructies van de Internal Revenue Code, eerst kijken naar common law principes en vervolgens naar de 20-punten checklist van de IRS om hen te helpen een beslissing te nemen. De IRS heeft drie categorieën bewijs geïdentificeerd die relevant kunnen zijn om te bepalen of de vereiste zeggenschap bestaat volgens de common law test en heeft illustratieve factoren gegroepeerd in deze drie categorieën:
- Gedragscontrole
- Financiële controle
- Relatie van de partijen
De IRS benadrukt dat naast de 20 punten nog andere factoren relevant kunnen zijn, dat het gewicht van de factoren kan variëren afhankelijk van de omstandigheden, dat relevante factoren in de loop van de tijd kunnen veranderen en dat alle feiten moeten worden onderzocht. Bovendien bepalen ze dat niet één factor de uitkomst zal bepalen, maar de "overwicht" van het bewijs.
Als de werkgever dit verwarrende onderwerp niet kan ontcijferen, kunnen zij (of, zoals hierboven vermeld, de werknemer!) een formulier SS-8, Determination of Worker Status for Purposes of Federal Employment Taxes and Income Tax Withholding, indienen bij de IRS en zal de IRS een beslissing voor hen nemen!
Als een werkgever een onafhankelijke aannemer verkeerd classificeert, zonder redelijke basis, dan is de werkgever aansprakelijk voor het niet of te weinig inhouden van inkomsten- en arbeidsbelastingen, evenals mogelijke boetes en boetes als de handeling opzettelijk of flagrant was.
Conclusie
Het komt erop neer dat de IRS (net als de DOL en veel staatsagentschappen) liever ziet dat werknemers als werknemers worden geclassificeerd. De last om te bewijzen dat een werknemer een onafhankelijke aannemer is, rust op de werkgever. Gelukkig kunnen bedrijven een beroep doen op deskundigen op het gebied van de naleving van de regels voor onafhankelijke aannemers en het aangaan van overeenkomsten, zoals
