A menudo hablamos de la clasificación errónea de contratistas independientes y del gran riesgo que puede suponer para los empresarios. Hoy vamos a cubrir otra forma importante de clasificación errónea que ocurre a menudo: la clasificación errónea de exención. Al igual que con los problemas derivados de la clasificación errónea de los trabajadores etiquetados como contratistas independientes cuando deberían haber sido clasificados como empleados W2, hay repercusiones negativas significativas para etiquetar erróneamente a un empleado como exento cuando en realidad debería ser clasificado como no exento.
Un empleado no exento es aquel al que se le pagan las horas extraordinarias a la mitad de su salario por hora por cualquier hora trabajada más de 40 en una semana. En California, por ejemplo, esta norma es más estricta, y el pago de las horas extraordinarias también tiene en cuenta todo lo que se trabaje más de 8 horas en un día. Hay excepciones a las normas sobre horas extraordinarias, y es lo que se denomina «exentos», es decir, los trabajadores que cumplen estos criterios están exentos del pago de horas extraordinarias.
Las principales exenciones en nuestro sector son las de ejecutivo, administrativo, profesional e informático. Es obligatorio que un trabajador cumpla todos los requisitos en al menos una de estas exenciones para ser considerado exento, para no tener derecho al pago de horas extraordinarias.
Esto nos lleva a lo que está sucediendo hoy en California con una demanda colectiva putativa contra el minorista de suministros de oficina Staples, Inc. (Staples) con la acusación de que Staples no está proporcionando el pago de horas extras y las pausas de comida y descanso requeridas a través de la clasificación incorrecta de los trabajadores. La clasificación errónea en cuestión consiste en que los empleados contratados como directores generales están clasificados como exentos en lugar de no exentos. Debido al trabajo realizado, se supone que el Director General fue clasificado como exento en virtud de los criterios de exención administrativa.
En la demanda colectiva presentada, los demandantes afirman que más del 50% de las actividades cotidianas del Director General consisten en realizar de forma rutinaria tareas no directivas como las que desempeñan los empleados no exentos, entre las que se incluyen la atención al cliente, el aprovisionamiento de los estantes de la tienda y la recogida de la basura. Dado que se argumenta que estas tareas representan más del 50% de las actividades cotidianas del empleado, existe un motivo de preocupación, ya que la clasificación de exención del empleado se basa en las tareas a las que se dedica principalmente.
En California, un empleado exento debe dedicar más de la mitad de su tiempo a un trabajo exento. Esto significa que más del 50% de las actividades diarias del empleado exento deben cumplir los criterios de exención. (Como apunte, cabe señalar que la «regla del 50%» en California es también un criterio presentado en los nuevos cambios propuestos a las normas federales sobre horas extraordinarias).
El siguiente factor es un buen ejemplo de lo difíciles que pueden ser estas determinaciones: Además de la regla del 50%, también se argumenta que la función del Director General no cumple la condición de exención porque no se le permite tomar decisiones en «asuntos de importancia». Aunque el título del empleado es Director General, a este grupo de empleados no se les permitió hacer cosas que son de ámbito directivo para un puesto de ese nivel; la contratación y el despido de personal cuando sea necesario. Sin embargo, es importante señalar que «asuntos de importancia» no significa decidir cuándo hacer una tarea, por ejemplo, el hecho de que un Director General decida realizar una tarea mañana en lugar de hoy no implica ninguna discreción de juicio independiente, sino que el juicio independiente tiene que tener un impacto directo en las políticas de gestión o en las operaciones generales de la empresa para ser realmente importante y poder cumplir los criterios de exención.
La exención administrativa tiene criterios muy específicos que deben cumplirse y, desde 1947, el Tribunal Supremo ha sostenido que el empresario debe probar todos los puntos de una exención para que sea aplicable.
Los criterios administrativos:
- El empleado realiza principalmente trabajo no manual directamente relacionado con las operaciones empresariales generales de la organización.
- El empleado es capaz de ejercer con regularidad la discreción y el juicio independiente.
- El empleado ha obtenido una formación, experiencia o conocimientos especiales.
- El trabajador dedica más del 50% de su tiempo a estas actividades.
- El trabajador cumple la prueba del salario mínimo.
Volvamos al caso de Staples: Parece que los Directores Generales no cumplen todos los criterios exigidos para la exención administrativa, y deberían clasificarse como no exentos y tener derecho al pago de horas extraordinarias, así como a las mismas pausas para comer y descansar que se conceden a los demás empleados no exentos. A pesar de tener el título de Director General, más del 50% del trabajo diario que se realiza es el mismo que el de los empleados no exentos, y no se toman decisiones independientes en «asuntos de importancia».
No basta con que el empleado cumpla en su mayor parte todos los requisitos, ya que incluso si sólo hay una pequeña parte de los criterios de exención que no se cumple, entonces el empleado se considera no exento. Por este motivo, es posible que se determine que Staples ha clasificado erróneamente a los directores generales como exentos, y que estos empleados deberían tener derecho al pago de horas extraordinarias, así como a los períodos obligatorios de comida y descanso. Dado que Staples ha determinado el estatus de exención de sus Directores Generales, ahora es su responsabilidad demostrarlo. Hay un secreto no muy bien guardado en la legislación laboral: Todas las agencias gubernamentales que se preocupan por la clasificación de los trabajadores tienen una norma no escrita; su predisposición es que todo trabajador es un empleado no exento a menos que el empresario pueda demostrar lo contrario. Esto no significa que no se pueda clasificar a un trabajador como contratista independiente, o clasificar a un empleado como exento. Sólo significa que si lo hace, debe seguir las directrices federales y estatales aplicables, y estar preparado para defender la decisión si se le llama la atención sobre ella.
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