La clasificación errónea de los trabajadores (generalmente definida como el caso en que un trabajador se clasifica incorrectamente como contratista independiente cuando debería haber sido un empleado) es un área de creciente preocupación para los empleadores estadounidenses. En 2015 vimos una importante actividad de las agencias reguladoras federales y estatales en torno a la clasificación de los trabajadores, y es probable que esta tendencia se acelere en el próximo año.
El Departamento de Trabajo tomó la iniciativa con su Interpretación de los Administradores, que básicamente consideraba que «la mayoría de los trabajadores» debían considerarse empleados no exentos según las directrices actuales. Estas normativas, junto con las continuas medidas de aplicación de la Junta Nacional de Relaciones Laborales y el IRS, ponen de relieve por qué la clasificación adecuada de los trabajadores y su aplicación deben ser una prioridad absoluta.
La gestión eficaz del riesgo de clasificación errónea de los trabajadores plantea a las empresas la difícil tarea de gestionar relaciones laborales flexibles para satisfacer sus cambiantes necesidades empresariales y, al mismo tiempo, garantizar la correcta clasificación de los trabajadores con arreglo a una confusa serie de normativas federales, estatales y locales.
Los efectos negativos de la clasificación errónea de un trabajador, y su posible reclasificación, pueden causar estragos en las funciones de Recursos Humanos, Compras, Finanzas y Beneficios Sociales de una empresa. Son muchas las cuestiones que una empresa debe abordar si se descubre que ha clasificado erróneamente a un trabajador. A continuación figura una lista parcial de las cuestiones que deben resolverse si se considera que un contratista independiente es un empleado:
- Salarios atrasados (por ejemplo, salario mínimo y pago de horas extraordinarias)
- Incumplimiento de la obligación de retener y pago indebido de impuestos federales y estatales/locales sobre la renta y el trabajo.
- No proporcionar las declaraciones salariales adecuadas, como los formularios W-2.
- Falta de cobertura de prestaciones a los empleados y medidas correctoras adecuadas
- Incumplimiento de las contribuciones del empleador y del empleado a los planes de jubilación y otros planes de prestaciones para empleados.
- Incumplimiento de la obligación de informar sobre el plan de prestaciones y los avisos administrativos.
- Impuestos especiales en virtud de la Ley de Asistencia Sanitaria Asequible (la «ACA») por no proporcionar la cobertura de plan de salud requerida.
- Responsabilidad civil extracontractual frente a un trabajador mal clasificado, así como frente a terceros que resulten perjudicados como consecuencia de los actos negligentes de un trabajador mal clasificado.
- Infracciones de las leyes laborales estatales, federales y/o extranjeras, que pueden incluir sanciones civiles y/o requisitos de notificación impuestos por la agencia gubernamental.
Además de estas implicaciones jurídicas, hay una serie de otros problemas (con importantes costes asociados) que suelen acompañar a una acción por clasificación errónea de trabajadores:
- Honorarios pagados a un abogado laboralista externo para ayudar a defender el caso
- Tiempo de gestión y distracciones para crear y defender expedientes de auditoría
- Acciones colectivas
- Prensa negativa y daño a la marca del empleador
Después de revisar la lista anterior debe ser muy evidente que las clasificaciones erróneas de los trabajadores pueden ser un negocio desagradable y es mejor evitarlas, si es posible. Afortunadamente, los expertos en cumplimiento y contratación de contratistas independientes, como Synergy Services , pueden ayudar a mitigar el riesgo de clasificación errónea de los trabajadores.
Existen otros riesgos de clasificación errónea de trabajadores que las empresas deben evaluar y considerar la adopción de medidas preventivas para evitar problemas:
- Ley de Asistencia Sanitaria Asequible: La base misma de la ACA es clasificar correctamente a los trabajadores. Las responsabilidades de cobertura del empleador y el cálculo de las sanciones por no proporcionar una cobertura sanitaria conforme dependen de si una persona está correctamente clasificada como «empleado». Los contratistas independientes mal clasificados pueden desencadenar grandes consecuencias adversas. Además, un solo trabajador mal clasificado puede desencadenar la evaluación de las sanciones del impuesto especial de la ACA sobre la base de toda la plantilla a tiempo completo del empleador. La ACA también ha provocado que muchos empresarios tengan que resolver problemas de «empleo conjunto» y «co-empleo» con sus proveedores de personal u otros proveedores de servicios de capital humano. Se aconseja a las empresas que sean muy cautelosas con la clasificación de los trabajadores en este ámbito, ya que un error podría dar lugar tanto al incumplimiento de la ACA como a todas las responsabilidades por clasificación errónea enumeradas anteriormente.
- Tratamiento de los empleados mal clasificados en el documento del plan de salud: La mayoría de los planes de salud (tanto asegurados como autofinanciados) excluyen de la cobertura a los contratistas independientes. Sin una disposición expresa que indique lo contrario, un contratista independiente reclasificado como empleado puede tener derecho a la cobertura de un plan de salud. Esto podría incluir también la cobertura retroactiva. Algunas empresas abordan esta cuestión incluyendo en sus planes de salud una cláusula que excluye de la cobertura a los trabajadores reclasificados.
- Pruebas de no discriminación: Los datos que un empleador utiliza para realizar las pruebas de no discriminación de los planes de salud autofinanciados y los planes de cafetería excluyen específicamente a los contratistas independientes. En caso de reclasificación, dependiendo del tamaño y los atributos del grupo de trabajadores clasificados erróneamente, es muy posible que cambien los resultados de las pruebas. Por lo tanto, como parte de su respuesta global a la clasificación errónea de un trabajador, un empresario debe evaluar y potencialmente volver a realizar las pruebas del plan anterior.
- Avisos a los empleados exigidos por ley: Los empleadores tienen la responsabilidad de proporcionar una variedad de avisos de planes de salud a sus empleados en diferentes etapas del ciclo de empleo. En caso de que un empleador tenga contratistas independientes reclasificados como empleados, debe evaluar qué notificaciones deberían haberse proporcionado, pero también cómo abordar la falta de notificación previa. Un ejemplo: un empleador debe considerar en qué medida deberían haberse proporcionado los avisos de COBRA o un Resumen de Cobertura de Beneficios que exige la ACA, y luego determinar el impacto de no haber proporcionado esos avisos a los trabajadores afectados en el momento requerido.
Clasificación errónea de los «otros» trabajadores
A menudo oímos hablar del tipo de clasificación errónea de trabajadores que consiste en clasificar indebidamente a un trabajador como contratista independiente en lugar de empleado. Sin embargo, hay otra forma común de clasificación errónea de trabajadores: clasificar indebidamente a un empleado como exento del pago de horas extraordinarias y de las pausas para comer y descansar. Ambas formas de clasificación errónea de trabajadores son muy comunes, y ambas dejan a la empresa expuesta a grandes riesgos potenciales en el futuro.
Es muy común que una auditoría de clasificación errónea de trabajadores comience con un contratista independiente mal clasificado que presenta una reclamación de desempleo o de compensación de trabajadores. En muchos casos, este único trabajador que presenta una reclamación salarial al Estado es suficiente para que el departamento de empleo estatal realice una auditoría de toda la empresa. Estas auditorías suelen ser extremadamente gravosas para la empresa, tanto en términos de tiempo del personal como de recursos, y suelen incluir una revisión de todos los «contratistas independientes» de la empresa y de sus prácticas salariales. Dado que muchos estados, el DOL y el IRS tienen acuerdos de intercambio de información, estas auditorías a menudo dan lugar a que otras agencias realicen una auditoría similar que conduce a pagos de salarios atrasados, junto con las diversas sanciones fiscales como se mencionó anteriormente.
Siguiente paso inteligente para evitar la clasificación errónea
Las empresas que utilizan trabajadores flexibles en cualquier capacidad son sabias al tomar medidas preventivas para ayudar a evitar problemas de clasificación errónea de los trabajadores. Una táctica inteligente es llevar a cabo una investigación exhaustiva de toda la mano de obra flexible que presta servicios a la empresa para determinar si los contratistas están debidamente clasificados. Se aconseja a las organizaciones que establezcan requisitos y procesos estrictos para la contratación de contratistas y que, mediante una política y unos procedimientos adecuados, estén siempre atentas al cumplimiento de dichos requisitos. Las organizaciones más estratégicas optan por contratar a un proveedor externo de soluciones de cumplimiento y contratación de CI, como TalentWave, para seleccionar y contratar a sus contratistas de forma segura, eficiente, sencilla y rentable.
