Con cada vez menos personas contestando al teléfono, los guiones de los mensajes de voz de los reclutadores son una herramienta cada vez más importante para llegar a los candidatos.

Sin embargo, a medida que las herramientas de contratación basadas en IA amplían los canales de candidatos y la participación multicanal se convierte en una práctica habitual, el buzón de voz deja de ser una actividad independiente. Forma parte de un ecosistema de comunicación más amplio que incluye el correo electrónico, los SMS, los mensajes de LinkedIn y los seguimientos automatizados.

Para los responsables de personal y búsqueda, la cuestión relevante no es si los reclutadores deben dejar mensajes de voz. La cuestión es cómo deben adaptarse a las oportunidades y limitaciones que ofrece la difusión multicanal. Compartimos lecciones que le ayudarán a mejorar el impacto de sus mensajes de voz, empezando por una exploración de cómo funciona un enfoque multicanal.

Cómo ha cambiado la comunicación con los candidatos

El buzón de voz visual, las herramientas de transcripción y el filtrado de spam mediante inteligencia artificial han cambiado la forma de recibir los mensajes. Muchos candidatos leen ahora las transcripciones de los mensajes de voz antes de escuchar el audio. En la práctica, esto significa que la claridad y la estructura son tan importantes como el tono.

Al mismo tiempo, el contacto con el reclutador rara vez se produce de forma aislada. Una sola interacción con un candidato puede implicar:

• Una llamada telefónica
• Un buzón de voz
• Un correo electrónico de seguimiento
• Un mensaje de LinkedIn
• Un mensaje de texto

Este enfoque suele denominarse sincronización multicanal: una estrategia de difusión estructurada en la que los reclutadores coordinan los mensajes a través de varios canales de comunicación en una secuencia planificada, garantizando la coherencia del mensaje, los plazos y el cumplimiento en todas las plataformas.

Cuando se aplica de forma bien pensada, mejora los índices de respuesta y reduce los contactos redundantes. Cuando se aplica sin estructura, aumenta la exposición al cumplimiento y el riesgo para la marca.

La dimensión de cumplimiento de la divulgación moderna

A medida que se multiplican los canales de comunicación, también lo hacen las consideraciones normativas.

Las campañas de mensajería de texto pueden estar sujetas a la normativa sobre consentimiento de SMS. La divulgación por correo electrónico debe ajustarse a las leyes anti-spam, tales como CAN-SPAM en Estados Unidos o legislación equivalente en otras jurisdicciones. En la UE, por ejemplo, el tratamiento de datos y el abastecimiento asistido por IA introducen obligaciones adicionales en virtud de marcos de protección de la intimidad tales como GDPR.

Para las empresas de contratación que amplían la contratación de personal o las colocaciones transfronterizas, estas consideraciones se vuelven más complejas.

Por ejemplo:

• ¿Dispone su empresa de procesos documentados de suscripción a SMS?
• ¿Cumplen las herramientas de enriquecimiento de datos candidatas las normas de protección de datos de las jurisdicciones pertinentes?
• ¿Los mensajes de divulgación generados por IA son transparentes y coherentes con el posicionamiento de la marca?

Los guiones del buzón de voz no son intrínsecamente arriesgados. Sin embargo, el buzón de voz utilizado en un sistema multicanal mal gobernado puede crear un riesgo para la reputación o la normativa.

Por tanto, los responsables de personal deben evaluar los sistemas de divulgación a nivel de flujo de trabajo, no sólo a nivel de guion.

Personalización posibilitada por la IA: Oportunidad y responsabilidad

Las herramientas de IA pueden acelerar la personalización resumiendo los perfiles de los candidatos y generando borradores de difusión estructurados. Esto mejora la productividad del reclutador y reduce la investigación manual.

Sin embargo, la divulgación asistida por IA introduce consideraciones importantes:

• ¿Verifican los reclutadores las afirmaciones generadas por la IA antes de ponerse en contacto con los candidatos?
• ¿Son transparentes las herramientas de contratación en cuanto a la forma en que aparecen los datos de los candidatos?
• ¿Se ajusta el mensaje a los requisitos reales del puesto y a la realidad de la remuneración?

Afirmaciones como «nuestra plataforma le ha marcado como coincidente en un 95%» sólo deben utilizarse si los datos subyacentes son exactos.

Los responsables de contratación deben considerar la IA como una capa de productividad que requiere supervisión y políticas de uso claras. Esto es especialmente importante para las empresas de selección de personal que prestan servicios a clientes empresariales que pueden examinar las prácticas de contratación como parte de la diligencia debida del proveedor.

Cómo es un buzón de voz de reclutador eficaz

En este marco más amplio, el buzón de voz sigue siendo relevante cuando se utiliza deliberadamente.

Un buzón de voz de reclutador debería:

• Identificar la función específica al principio del mensaje
• Demostrar conocimiento de la experiencia del candidato
• Proporcionar un próximo paso claro
• Sea conciso

Como las transcripciones suelen leerse antes de reproducir el audio, la primera frase tiene un peso desproporcionado, así que sea lo más claro posible desde el principio.

Un gran ejemplo de estructura:

«Hola [Nombre], te llamo para informarte sobre un puesto de ingeniero de datos sénior en un cliente de tecnología financiera que está ampliando su equipo remoto. Tu reciente proyecto de migración a la nube se alinea estrechamente con lo que están construyendo. Voy a seguir con un breve correo electrónico delineando el alcance y el rango de compensación.»

Esta estructura:

• Relevancia de las cargas frontales
• Referencias experiencia específica
• Seguimiento de señales
• Evita las afirmaciones exageradas

El buzón de voz funciona mejor cuando se integra en una secuencia de difusión documentada que cuando se trata como una táctica aislada.

Preguntas Frecuentes

¿Deben los reclutadores seguir dejando mensajes de voz?

Sí, sobre todo porque muchos candidatos siguen escuchando los mensajes de voz. El buzón de voz debe considerarse una parte fundamental de una estrategia de difusión coordinada.

¿Cuánto tiempo debe durar el mensaje de voz de un reclutador?

Los mensajes de voz de los reclutadores más eficaces duran entre 20 y 30 segundos. Cuanto más claro y conciso, mejor. El mensaje debe identificar rápidamente el puesto, hacer referencia a la experiencia pertinente y ofrecer un paso siguiente claro.

¿Cumple la normativa enviar mensajes de texto a los candidatos después de una llamada?

La difusión de mensajes de texto puede estar sujeta a requisitos de consentimiento en función de la jurisdicción. En Estados Unidos, las campañas de SMS deben cumplir la normativa que regula el consentimiento previo. Las empresas de contratación deben mantener procesos documentados de consentimiento previo y políticas de comunicación claras.

¿Afectan las herramientas de transcripción de IA a los índices de respuesta de los candidatos?

Las herramientas de transcripción de IA influyen en el consumo del correo de voz, ya que muchos candidatos leen las transcripciones antes de escucharlas. Esto aumenta la importancia de la información relevante.

¿Qué relación existe entre la estrategia del buzón de voz y el crecimiento del personal contratado?

A medida que las empresas se expanden en la contratación de personal, los flujos de trabajo de comunicación generan más participación de candidatos en múltiples jurisdicciones. La difusión estructurada, la documentación de consentimiento y una infraestructura de contratación que cumpla las normas ayudan a garantizar que las contrataciones se amplíen sin introducir riesgos normativos evitables.

El contenido de esta entrada del blog proviene de un seminario web de People2.0 Técnicas telefónicas para reclutadores: Cómo dejar un mensaje de voz para que te vuelvan a llamar con los expertos en formación de selección de personal Tricia Tamkin y Jason Thibeault. Para obtener más información sobre el tema, incluyendo una versión ampliada de las «6 reglas» y guiones específicos de correo de voz a seguir, por favor vea la grabación del webinar en nuestra biblioteca de contenidos.