Recientemente se publicó un informe en el que se afirmaba que Elon Musk se había disculpado públicamente por el hecho de que a los trabajadores de las empresas subcontratadas por Tesla se les pagara tan solo 5 dólares por hora. Para cualquier empresa, esto puede suponer una situación embarazosa y, francamente, se podría haber evitado fácilmente. Dado que, en la economía actual, son muchas las empresas que recurren a subcontratistas por la eficiencia y el ahorro de costes que estos aportan, es fundamental que comprendan a fondo cómo funciona un programa de proveedores o subcontratistas.
¿Qué es un subcontratista?
En el sector más amplio de la mano de obra eventual, hay una variedad de términos diferentes utilizados para describir tipos específicos de relaciones entre vendedores y proveedores. Bajo el paraguas general de «subcontratista», existen los subproveedores, los vendedores y los proveedores. Por lo general, los subcontratistas prestan un servicio a su cliente que, en la mayoría de los casos, consiste en proporcionar trabajadores cualificados para realizar un trabajo para el cliente o el cliente final del cliente. Normalmente, este servicio es necesario porque el cliente no tiene a nadie que pueda realizar el trabajo internamente. Tanto si se necesita una cualificación especializada de la que no se dispone internamente, como si la demanda variable requiere una solución de personal flexible, o si es necesario ahorrar costes, la subcontratación está aquí para quedarse a largo plazo.
Las revelaciones sobre las tarifas salariales en Tesla han puesto de manifiesto la importancia de que las empresas comprendan realmente cómo gestionan el cumplimiento normativo y el proceso de cualificación de sus proveedores. Tesla, así como las empresas que utilizan procesos similares de gestión de proveedores, se beneficiarían de analizar más a fondo su cartera de proveedores y de asegurarse de que estos no solo cumplen con las políticas y prácticas del cliente, sino que también cumplen con la legislación vigente.
Una vez establecidas las mejores prácticas para la selección de proveedores, es importante tener la garantía de que cada proveedor se ajusta al programa de proveedores del cliente. El proceso de selección de proveedores debe, entre otros muchos requisitos, garantizar que el proveedor sea una empresa legítima, que sea el verdadero empleador de los trabajadores que prestan los servicios y no los clasifique erróneamente como autónomos, que cumpla con la ACA, que no existan otros niveles de proveedores ocultos entre el proveedor, el trabajador y el cliente, y que se disponga de todos los seguros empresariales pertinentes, como el seguro de accidentes de trabajo y los seguros de responsabilidad civil profesional y general. También es importante señalar que esta no es una lista exhaustiva, sino solo una pequeña parte de lo que debe verificarse a la hora de garantizar el cumplimiento normativo de los proveedores.
Para garantizar que un programa de proveedores se gestiona conforme a la normativa, también debe tenerse en cuenta el pago al trabajador que presta los servicios. Una empresa que cumple las normas debe verificar que el proveedor paga a su empleado un salario razonable, que está correctamente clasificado como empleado o contratista independiente, y que se le paga correctamente como empleado exento o no exento según las directrices de la FLSA. Muchas empresas tienen estrictos requisitos y procesos de investigación de antecedentes que deben cumplirse para que un trabajador pueda realizar un trabajo en las instalaciones de un cliente. Basándonos en nuestra experiencia, una simple búsqueda de antecedentes penales casi nunca cumplirá los estrictos requisitos que muchas empresas exigen para los trabajadores que se encuentran en las instalaciones de un cliente o para acceder a información sensible y, a menudo, confidencial. Estas comprobaciones previas pueden incluir análisis de drogas, verificaciones de licencias, verificaciones de empleo y formación, búsquedas en FINRA, búsquedas en FACIS, etc. Si no existe un proceso de cualificación y cumplimiento de los proveedores, no hay garantía de que el trabajador cumpla las normas mínimas de comprobación previa del cliente.
Una parte significativa de estos trabajadores cualificados que están siendo seleccionados por los proveedores o subcontratistas no son ciudadanos estadounidenses y solo pueden trabajar en EE. UU. con un visado H-1B. Dado que un trabajador solo puede obtener un visado H-1B si su empleador lo patrocina, el empleador oficial debería ser el único intermediario entre el trabajador y el cliente. Como se ha comentado anteriormente, a menudo existen múltiples intermediarios entre el cliente, el proveedor y el trabajador, y es precisamente en estos múltiples niveles donde suelen producirse los incumplimientos normativos.
Un ejemplo para ilustrar la complejidad de la subcontratación
El siguiente ejemplo ilustra la complejidad de estas relaciones: la empresa A necesita un trabajador altamente cualificado y cuenta con un proveedor al que recurre para cubrir estos puestos específicos. La empresa A se centra en satisfacer esa necesidad y no se preocupa por cómo lo hace el proveedor. En nuestro caso, el Proveedor 1 subcontrata a otro proveedor, el Proveedor 2, que es quien, en realidad, pone a disposición a su empleado para realizar el trabajo. Sin embargo, entre bastidores, el proveedor podría estar subcontratando a otro proveedor o prestador de servicios, quien, a su vez, posiblemente esté subcontratando a otro proveedor o prestador de servicios que, en última instancia, es quien identifica al trabajador necesario que realizará el trabajo para el cliente. A ojos de la empresa A, el proceso es fluido porque la necesidad se ha cubierto, el trabajo está terminado y el proveedor 1, que mantiene una relación con la empresa A, factura a esta última por el trabajo realizado. Sin embargo, el proceso no es fluido, y las múltiples capas de nuestro escenario pueden dar lugar a numerosos problemas. En primer lugar, no hay forma de garantizar que al trabajador se le pague un salario razonable, ni siquiera que se le pague. El proveedor 1 no es el empleador oficial del trabajador y, en realidad, no es responsable de pagarle. El proveedor 1 simplemente paga al proveedor 2. Esto puede dar lugar a que los trabajadores que realizan labores para la empresa A no reciban realmente ningún pago por el trabajo realizado. Se trata de un problema grave. En última instancia, la empresa A corre el riesgo y será responsable de pagar al trabajador, incluso si ya ha abonado dicho trabajo al pagar al proveedor 1.
Como ilustra el ejemplo hipotético anterior, los problemas que pueden surgir aquí son que no hay forma de saber cuántos estratos hay implicados. Esto significa que no hay manera de garantizar que el trabajador está siendo pagado correctamente a través de todas las diferentes capas, y en algunos casos extremos, estos trabajadores pueden presentar reclamaciones contra el cliente afirmando que nunca se les pagó, y debido a que el DOL sigue la relación en lugar de seguir el dinero, el cliente es en última instancia el que está en riesgo y es responsable de corregir y pagar al trabajador, incluso si el cliente ya había pagado la factura que el Proveedor 1 había presentado. Una vez más, la mayoría de las veces, a los ojos del cliente, sólo hay una capa y todo sigue adelante con normalidad.
En algunos casos, cuando se trata de un visado H-1B, el empleador de registro, también el patrocinador, tendrá que ser capaz de proporcionar una carta al USCIS que ilustre lo que es el trabajo, incluyendo una descripción del trabajo, una descripción de por qué el trabajador está cualificado para el trabajo, y una explicación de la relación con el cliente o el cliente final del cliente. Si hay varios niveles implicados, esta carta puede resultar engorrosa y confusa, causando un riesgo innecesario para el cliente, ya que el agente del USCIS que revise la carta puede denegar el visado H-1B al trabajador.
Cuando hay varios niveles de proveedores y no hay un visado H-1B de por medio, otro riesgo potencial evitable es la posibilidad de una clasificación incorrecta de los trabajadores. El riesgo está presente cuando la empresa cliente cree que el proveedor con el que mantiene el acuerdo ha clasificado correctamente a sus propios empleados. Este riesgo de clasificación no sólo se ve con el estatus de contratista independiente, sino también con la clasificación del empleado como exento o no exento, es decir, elegible para horas extras o no.
Muchas empresas creen erróneamente que la responsabilidad de esta clasificación recae exclusivamente en el empleador oficial. En realidad, en caso de que se produzca una demanda o una auditoría, las autoridades seguirán la relación desde el trabajador hasta el destinatario del producto del trabajo, lo que significa que, si ese empleado con formulario W-2 fue clasificado erróneamente como «exento», la empresa cliente es, en última instancia, la que corre el riesgo. La probabilidad de que se produzca una clasificación errónea en este escenario es mucho mayor de lo que se imagina, ya que el cliente suele desconocer cualquier problema y tratará al trabajador igual que a cualquiera de sus otros trabajadores temporales, cuando en realidad puede estar tratándolo como a un empleado fijo. Basta con que un solo trabajador presente una reclamación alegando que está mal clasificado y que debería ser empleado de la empresa cliente, o que presente una reclamación de indemnización por accidente laboral debido a una lesión relacionada con el trabajo, o que solicite el subsidio de desempleo debido a que el proyecto o el trabajo se haya dado por concluido antes de lo previsto. Cualquiera de estas reclamaciones podría dar lugar a una posible auditoría de la empresa cliente e, incluso, del cliente final de esta.
¿Por qué es necesario contar con un proceso de cualificación de proveedores?
Como ha quedado patente en este debate, es de vital importancia que cualquier organización que contrate mano de obra temporal cuente con un proceso de selección de proveedores, con el fin de mitigar los riesgos tanto financieros como de reputación. En el mundo globalizado de hoy en día, no debería ser necesario que el director general de una organización como Tesla tuviera que disculparse por descubrir que a los trabajadores que realizan tareas para su empresa se les paga tan solo 5 dólares por hora. Un proceso sólido de calificación de proveedores no solo reduce el riesgo, sino que también ayuda a las organizaciones a incorporar proveedores de forma rápida, eficiente y conforme a la normativa. Colaborar con un socio con experiencia en cumplimiento normativo puede hacer que este proceso resulte mucho más manejable. En lugar de intentar verificar internamente cada aspecto de la relación con un proveedor, las organizaciones pueden confiar en la experiencia contrastada en materia de cumplimiento normativo de la mano de obra para evaluar a los proveedores, confirmar la clasificación adecuada de los trabajadores y detectar los tipos de riesgos descritos anteriormente antes de que se conviertan en problemas costosos.
