El proceso de contratación de empleados a tiempo completo es relativamente sencillo: los reclutadores internos o externos encuentran talentos cualificados, la empresa los entrevista y les hace una oferta, y los candidatos pasan a ser empleados de la organización para la que trabajan.
Sin embargo, con el auge cada vez mayor de la economía gig, las formas en que contratamos y empleamos al talento han cambiado radicalmente. En lo que respecta a los autónomos y los trabajadores temporales, las organizaciones que necesitan este tipo de talento ya no tienen que actuar como empleador registrado (EOR), lo que significa que son las empresas y las agencias de selección que los colocan las que deben asumir esa responsabilidad.
¿Qué es un «empleador registrado» (EOR)?
En pocas palabras, un EOR es la entidad que actúa como empleador a efectos fiscales, mientras que un empleado realiza un trabajo para una empresa diferente. El EOR (a menudo denominado EOR W-2 porque se encarga de emitir los W-2 al empleado) asume la responsabilidad de todas las tareas y obligaciones laborales tradicionales.
Algunas de las principales responsabilidades que asume un EOR son, entre otras, procesar y financiar las nóminas, facilitar la incorporación y el cobro del tiempo, proporcionar prestaciones a los empleados (por ejemplo, sanidad, seguro dental, 401k, etc.) y garantizar el cumplimiento de las leyes locales y federales.
Aspectos que deben tener en cuenta los EOR de autoservicio
Dado que actuar como EOR puede hacerte legalmente vulnerable, una buena práctica es crear una nueva sociedad (por ejemplo, LLC o S-Corp) dedicada exclusivamente a la parte de contratación de tu negocio. De este modo, en caso de que ocurra algo (por ejemplo, una demanda contra usted o su empleado), su negocio de contratación directa u otros activos personales no se verán también afectados. Además, debe asegurarse de que cuenta con los seguros y licencias adecuados (tal y como exige la ley), incluida la indemnización por accidentes laborales, la cobertura de automóviles, el seguro de responsabilidad penal, etc.
Desde un punto de vista monetario, también querrá asegurarse de que cuenta con un sólido sistema de gestión de nóminas que controle y gestione adecuadamente el tiempo, una forma de procesar las nóminas y financiación para hacer frente a las nóminas y los impuestos sobre las nóminas. Sin estos elementos, podría acabar pagando indebidamente a los empleados o quedarse en la estacada si uno de sus clientes reclama a un empleado o se declara en quiebra o insolvencia.
Ventajas de externalizar las responsabilidades de EOR
Tanto si está pensando en contratar personal, como si está empezando su propio negocio o si ya dirige con éxito su propia empresa de dotación de personal y selección de personal, la subcontratación de un proveedor de EOR le reportará varias ventajas, entre las que se incluyen:
1. Para aquellos que actualmente no ofrecen colocaciones por contrato, pero buscan ganar una media de 15.000 dólares al año por cada contrato que colocan, elegir un EOR con una amplia cobertura geográfica es clave. Mientras que se espera que un tercio de la mano de obra de EE.UU. cambie a funciones contingentes para 2026, el sector de la dotación de personal también está experimentando un crecimiento global continuo año tras año. Cuantas más áreas tenga acceso a la hora de contratar, más probable será que los clientes quieran asociarse con usted para satisfacer sus necesidades de talento.
2. Garantizar la correcta clasificación de los trabajadores, los seguros y las licencias: los proveedores de servicios EOR pueden actuar como un punto único para todas tus necesidades en materia de cumplimiento normativo, seguros y licencias. Pueden ayudarte a evitar sanciones fiscales al garantizar que tus trabajadores estén correctamente clasificados, y liberarte de problemas relacionados con los seguros y las licencias. Descubre cómo una empresa líder en gestión de personal a nivel mundial optimizó la gestión de nóminas y el cumplimiento normativo a gran escala con el socio de EOR adecuado.
3. Para evitar cualquier problema de pago que pueda suponer la pérdida de clientes y candidatos, considere la posibilidad de externalizar sus responsabilidades de EOR. No solo procesarán las tarjetas de control horario y las nóminas por usted, sino que varios de ellos ofrecen opciones de financiación para ayudarle a asegurarse de que dispone del capital circulante necesario para pagar puntualmente a los trabajadores que contrate.
4. Las responsabilidades que conlleva ser el EOR establecido le exigen mucho tiempo y recursos. Al delegar las tareas administrativas y de back-office en un socio de confianza, puede volver a centrarse en lo que mejor sabe hacer: encontrar los mejores talentos, ofrecer un servicio al cliente de primera categoría y hacer crecer su negocio.
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