Las cuatro funciones que todo programa empresarial debe cumplir correctamente
Las empresas contratan en un mercado de talento cada vez más fluido y menos vinculado a la geografía. Al fin y al cabo, las competencias que necesitan las empresas cambian más rápido de lo que pueden adaptarse los modelos tradicionales de plantilla. Un informe reciente del Foro Económico Mundial pone de manifiesto esta presión. La transformación de la plantilla es ahora una preocupación acuciante para la mayoría de las empresas, sobre todo en su intento por superar la grave escasez de competencias.
Para muchas organizaciones, un modelo de plantilla más flexible y global es clave para cerrar esta brecha. Con una plantilla más flexible, las empresas pueden ampliar o reducir su capacidad a medida que cambian las necesidades de los proyectos. También pueden acceder a talento especializado dondequiera que se encuentre, lo que les permite buscar en un mar más amplio de conocimientos especializados en lugar de depender de reservas de talento más reducidas.
Sin embargo, implantar los sistemas adecuados para gestionar a los trabajadores temporales internacionales es más fácil de decir que de hacer.
Por qué gestionar una plantilla internacional es tan difícil y arriesgado
Si bien la flexibilidad es cada vez más necesaria para las organizaciones que deben mantenerse ágiles y competitivas, también supone una carga operativa considerable. Gestionar a los trabajadores en el extranjero implica hacer frente a una serie de tareas de cumplimiento normativo que van desde la clasificación de los trabajadores y la gestión de nóminas hasta lidiar con las peculiaridades de la normativa laboral local. Esto se vuelve aún más complejo a medida que cambia la normativa en las jurisdicciones en las que operan las empresas y en las que se encuentra el talento.
Un error en este sentido puede exponer a la empresa a riesgos de incumplimiento normativo. La clasificación errónea de los trabajadores, por ejemplo, puede acarrear graves sanciones económicas; de hecho, muchas marcas conocidas han sido multadas con millones de dólares. El incumplimiento normativo también puede dañar la reputación de una empresa tanto entre los trabajadores como entre los clientes.
Al mismo tiempo, mantener el cumplimiento normativo nunca ha sido tan difícil, ni siquiera para los programas empresariales bien gestionados. Según un estudio del bufete internacional Paul Hastings, cada vez se introducen o actualizan más normativas laborales locales en los distintos mercados. Además, las normas se aplican con mayor rigor, y las autoridades exigen a los empleadores una mayor carga probatoria para demostrar el cumplimiento. Esto aumenta la importancia de cada decisión, desde cómo se aplican los impuestos hasta cómo se remunera y gestiona a los trabajadores a lo largo del tiempo.
Estos riesgos y complicaciones son la razón por la que muchos programas empresariales están adoptando un enfoque más estructurado. En lugar de recurrir a soluciones provisionales específicas para cada país o a relaciones inconexas con los proveedores, están creando una cartera global de servicios de gestión del talento que garantiza el cumplimiento normativo y mejora la visibilidad a lo largo de todo el proceso de contratación.
Qué debe incluir una cartera de servicios de gestión global del talento
Una cartera global de servicios de gestión del talento es el conjunto de capacidades que utiliza una empresa para contratar, remunerar, gestionar y supervisar a los trabajadores de distintos países y de distintos tipos. La palabra «cartera» es importante en este contexto, ya que no existe una única vía que se adapte a todas las necesidades de la plantilla. Por el contrario, es necesario combinar múltiples soluciones para garantizar que una empresa pueda contratar, de forma fiable y conforme a la normativa, el talento que necesita.
Algunos trabajadores, por ejemplo, tienen un contrato de trabajo tradicional. A otros conviene contratarlos como trabajadores temporales, es decir, como contratistas independientes, consultores, autónomos o personal temporal. Una cartera ofrece a la organización una forma clara de decidir qué opción se adapta mejor a cada situación y, a continuación, vincula esa opción con el apoyo adecuado en materia de cumplimiento normativo, nóminas y presentación de informes.
Como mínimo, esa cartera debería abarcar cuatro áreas fundamentales.
1. Clasificación y cumplimiento
Antes de que un trabajador comience a trabajar, la empresa debe determinar si su función debe considerarse como un contrato de trabajo, un contrato de prestación de servicios independientes, un contrato de trabajo a través de una agencia o la ejecución de un pliego de condiciones. Esa decisión debe quedar documentada, y el trabajador debe incorporarse al flujo de trabajo correspondiente a su tipo de relación laboral.
Una laguna habitual surge cuando la función de un trabajador cambia tras la clasificación inicial. Imaginemos una situación en la que se contrata a un colaborador autónomo. Al principio, el alcance del encargo está claro, pero a medida que el colaborador se integra más en el equipo, sus responsabilidades y la forma en que se gestionan van cambiando. Si nadie se encarga de revisar esos cambios, es posible que la clasificación original ya no refleje cómo se está realizando realmente el trabajo. En este caso, la empresa podría incurrir en responsabilidad por clasificar erróneamente al contratista. Para evitar el incumplimiento normativo, la revisión de las clasificaciones existentes debe integrarse en la estrategia de gestión de la plantilla.
2. Gestión de nóminas y de impuestos
Una vez elegida la modalidad de contratación adecuada, la empresa debe asegurarse de que se pague correctamente a los trabajadores, se cumplan las normas fiscales locales, se gestionen las cotizaciones obligatorias y se cumplan los requisitos de información en cada mercado.
A menudo se producen incumplimientos cuando la gestión de nóminas se lleva a cabo mercado por mercado. Los equipos locales pueden tener procesos que funcionan bien de forma aislada, pero es posible que la empresa siga careciendo de una visión coherente de factores como el estado de los pagos, la gestión fiscal, las fechas límite, las declaraciones obligatorias o las excepciones en todo el programa. Esto puede dificultar la detección temprana de errores o la comprensión de en qué aspectos las prácticas locales de gestión de nóminas están generando riesgos.
3. Apoyo a la participación transfronteriza a través de EOR o AOR
Una señal de alerta para cualquier programa de gestión de personal es la falta de presencia local o de experiencia en los mercados en los que se contrata a los trabajadores. Sin acceso a personas que comprendan cómo se aplican esas normas en la práctica, la empresa puede verse obligada a basarse en suposiciones, lo cual es un terreno inestable, ya que los requisitos de una jurisdicción suelen diferir de los de otra. A esto se suma la necesidad de mantenerse al día de los cambios normativos locales. Los expertos sobre el terreno siguen de cerca la evolución de la situación local y ayudan a las empresas a prepararse para estos cambios.
Colaborar con un socio de confianza en materia de EOR y AOR resuelve este problema. El socio adecuado puede aportar los conocimientos locales que tanto se necesitan y ofrecer vías prácticas para captar talento sin tener que desarrollar todas las capacidades a nivel interno en cada país.
Los servicios de «empleador registrado» (EOR) prestan apoyo a los empleados en países en los que la empresa no cuenta con una entidad local propia. Los servicios de «agent of record» (AOR) facilitan la contratación conforme a la normativa de colaboradores independientes, ayudando en cuestiones de clasificación, contratos, incorporación y gestión de pagos.
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4. Visibilidad del programa y elaboración de informes
Los responsables de las empresas necesitan saber quién está trabajando, dónde se encuentran, cuál es su nivel de implicación, qué proveedores participan, cuánto cuesta el programa y en qué aspectos hay que prestar especial atención.
Esa visibilidad es difícil de conseguir. En muchos programas, los distintos trabajadores se gestionan en sistemas diferentes. Es posible que se lleve un seguimiento de los autónomos de una forma, de los trabajadores temporales de otra y de las empresas de selección de personal de una forma totalmente distinta. Esto dificulta que los responsables puedan responder a preguntas básicas sobre su plantilla.
Otro problema es que cada área del programa suele estar repartida entre diferentes equipos. Por ejemplo, RR. HH. puede encargarse de la planificación de la plantilla, mientras que el departamento de compras gestiona a los proveedores y el departamento jurídico revisa los contratos. Si esas partes se gestionan por separado, el programa se vuelve difícil de gestionar y es propenso a cometer errores de cumplimiento normativo. Los problemas relacionados con los datos y los procesos aislados nos llevan al siguiente punto.
La solución ideal para la gestión de personal conecta todos los elementos que la componen
El valor de una cartera de servicios de gestión global del talento radica en su capacidad para integrar de forma eficaz todas las áreas analizadas anteriormente.
Al crear un marco unificado que ofrezca visibilidad en todo el proceso de gestión de los trabajadores, la cartera ideal deja claro cómo se debe interactuar con cada uno de ellos. A continuación, debe vincular esa decisión con el apoyo necesario para gestionar adecuadamente la relación. Los datos pertinentes deben acompañar al trabajador, de modo que las personas responsables de la contratación, el cumplimiento normativo, los pagos y la presentación de informes no trabajen a partir de versiones diferentes de una misma situación.
Esto es lo que distingue a una verdadera cartera de servicios de una mera recopilación de servicios. Conecta las decisiones, los datos y los controles que ya forman parte de la gestión global de la plantilla, de modo que las empresas puedan contratar talento en distintos mercados de forma transparente, eficiente y conforme a la normativa.
Qué hay que tener en cuenta a la hora de elegir un socio para la gestión global del talento
Ahora que sabemos cómo debe ser una buena cartera de soluciones de recursos humanos, la siguiente pregunta es cómo evaluar a los posibles socios de servicios. Estos socios desempeñan un papel clave a la hora de garantizar el cumplimiento normativo y conectar la reserva de talento. Para las empresas que contratan a trabajadores en distintas jurisdicciones, es especialmente importante contar con el apoyo adecuado de un EOR y un AOR.
Un socio sólido debería ser capaz de satisfacer la mayoría de estas necesidades:
- Orientaciones sobre las modalidades de contratación: El socio debe ayudar a determinar si un trabajador debe ser contratado como empleado, como autónomo o mediante otro modelo. Estas orientaciones deben tener en cuenta el trabajo que se realiza, el mercado en cuestión y el nivel de apoyo local que necesita la empresa.
- Capacidades de EOR y AOR: Las estrategias de plantilla flexibles requieren poder recurrir a distintos tipos de trabajadores, ya sean autónomos o trabajadores temporales. Los socios que ofrecen servicios tanto de EOR como de AOR proporcionan a las empresas una mayor flexibilidad para contratar, cumpliendo con la normativa, el tipo de trabajador que requiera cada proyecto.
- Experiencia local respaldada por una capacidad global: Las empresas necesitan experiencia local en los mercados en los que contratan a sus trabajadores, ya que las normas de cumplimiento varían considerablemente de una jurisdicción a otra. Al mismo tiempo, la cobertura global permite a las empresas contratar talento en más países, con margen para ampliar su plantilla a medida que cambian las necesidades. Los socios que ofrecen ambas cosas están en condiciones de dar respuesta a las necesidades actuales y futuras de una empresa.
- Visibilidad del programa: El socio debe ayudar a los responsables de la empresa a ver quién está trabajando, cuál es su nivel de implicación, dónde se producen las excepciones y qué aspectos requieren atención. Sin esa visión, el programa puede resultar difícil de gestionar, incluso cuando los procesos individuales parecen funcionar correctamente.
Cómo People2.0 ayuda a las empresas a crear una cartera de personal más sólida
En People2.0, ayudamos a las empresas a crear programas de personal temporal a nivel mundial que sean sólidos y cumplan con la normativa, lo que les permite contratar a trabajadores de cualquier parte del mundo.
Nuestras soluciones de EOR y AOR, dirigidas por expertos, ofrecen un único punto de contacto para la contratación de diferentes tipos de trabajadores temporales. Nos encargamos de todo el ciclo de vida de los trabajadores temporales, desde su clasificación e incorporación hasta la gestión de nóminas y prestaciones, la gestión fiscal, la baja y la documentación del cumplimiento normativo transfronterizo.
Nuestro apoyo no termina una vez que se contrata a un trabajador. La normativa local sigue cambiando y las empresas necesitan un socio que les ayude a mantenerse al día. Nuestros expertos sobre el terreno realizan un seguimiento de los cambios normativos y ayudan a las organizaciones a adaptar sus procesos de gestión de personal a medida que evoluciona la normativa.
Con presencia en más de 130 países, más de 1.700 clientes empresariales y un historial sin errores de clasificación, ofrecemos a las empresas el alcance y la estructura necesarios para gestionar programas globales de personal temporal a gran escala.
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Garantiza el cumplimiento normativo de tu programa
Si tu empresa gestiona personal temporal en distintos mercados, People2.0 puede ayudarte a crear una estructura más sólida para atraer talento. Descubre nuestro servicio y ponte en contacto con nuestro equipo para ver cómo podemos ayudarte a reducir el riesgo y mejorar la eficiencia y la visibilidad de tu programa.
PREGUNTAS FRECUENTES
1. ¿Qué es una cartera de servicios de gestión global del talento?
Una cartera global de servicios de gestión del talento es el conjunto de capacidades que utiliza una empresa para captar, remunerar, gestionar y supervisar a los trabajadores en distintos países y de distintos tipos. Ayuda a la empresa a elegir la trayectoria adecuada para cada trabajador y a vincular esa decisión con el apoyo operativo adecuado.
2. ¿Qué debe incluir una cartera de soluciones globales para la gestión del personal?
Una cartera global de soluciones de recursos humanos debe abarcar la clasificación y el cumplimiento normativo, la gestión de nóminas y prestaciones, la administración tributaria, los servicios de EOR y AOR, el apoyo a la contratación transfronteriza y la visibilidad de los programas. En conjunto, estas áreas ayudan a las empresas a gestionar al personal temporal de forma eficiente y conforme a la normativa.
3. ¿Por qué las empresas necesitan diferentes vías de contratación para los trabajadores temporales?
Las empresas necesitan diferentes vías de contratación, ya que cada relación laboral conlleva distintas obligaciones en materia de cumplimiento normativo. Utilizar la vía adecuada ayuda a garantizar que los trabajadores temporales se clasifiquen, se contraten y se gestionen de acuerdo con los requisitos normativos.
4. ¿Qué es lo que hace que la gestión de los programas de personal a nivel mundial sea tan compleja?
Los programas de personal a nivel mundial son complejos, ya que cada mercado tiene normas diferentes en materia de clasificación, nóminas, impuestos, documentación y supervisión de los trabajadores. A medida que estos programas se expanden por distintos países, estas diferencias resultan cada vez más difíciles de gestionar sin la estructura adecuada.
5. ¿Cómo puede People2.0 ayudar a las empresas a gestionar a los trabajadores temporales en varios países?
People2.0 ayuda a las empresas a gestionar a los trabajadores temporales en distintas jurisdicciones mediante soluciones de EOR y AOR dirigidas por expertos. Con presencia en más de 130 países, gestionamos todo el ciclo de vida de los trabajadores temporales, desde su clasificación e incorporación hasta la administración de pagos y el cumplimiento normativo continuo.
Supervisión editorial a cargo de Jeremiah Akin, director sénior de Marca Global y Contenidos
