Lo que los Servicios de Firmas de Personal y las empresas deben saber cuando un trabajador temporal se traslada
Es difícil encontrar buenos empleados. Este dicho es especialmente cierto ahora, cuando el 72 % de los empresarios de todo el mundo tienen dificultades para cubrir puestos de trabajo, según un estudio de ManpowerGroup.
Una vez que las Firmas de Personal encuentran personal temporal de probada solvencia, mantener el acceso a esos trabajadores ayuda a los clientes finales a garantizar la continuidad de los proyectos y a cubrir puestos que ya de por sí son difíciles de cubrir. Cada vez más, esto implica apoyar las solicitudes de los trabajadores para trasladarse a otro estado, provincia o país.
A la altura del talento móvil
Cada vez resulta más difícil considerar esas solicitudes como excepciones. Atlas señala que más de la mitad de las empresas estadounidenses han registrado un aumento de los traslados de empleados en los últimos tres años, y muchas prevén que esa tendencia continúe. En Asia, por ejemplo, varios países están atrayendo una gran afluencia de talento móvil, entre ellos la India, Singapur, Japón y Tailandia, según un estudio de BCG. Solo los Emiratos Árabes Unidos atrajeron a unos 178 000 profesionales altamente cualificados en 2025.
Sin embargo, el traslado entre jurisdicciones legales nunca es un simple cambio de domicilio. Modifica las normas fiscales, laborales y de clasificación que se aplican al destino del trabajador. Para gestionar el traslado de forma eficaz, las empresas deben comprender primero cómo la nueva ubicación del trabajador modifica los requisitos de cumplimiento normativo.
Cómo afecta el traslado de trabajadores al cumplimiento normativo
Cada jurisdicción tiene su propia normativa fiscal y laboral. Por lo tanto, un traslado modifica las obligaciones legales que se aplican a las Firmas de Personal, al cliente y al trabajador. Esto significa que el cumplimiento normativo nunca es una tarea que se realice «una vez y ya está». Se trata de una responsabilidad continua. Cada traslado debería dar lugar a una nueva revisión de la contratación para determinar si ahora se aplican nuevas obligaciones legales.
Además de comprobar que la asignación sigue cumpliendo con la normativa, los Servicios de Firmas de Personal también deben tener en cuenta el riesgo de establecimiento permanente. Un trabajador que se traslada al extranjero puede, en determinadas circunstancias, generar una presencia empresarial sujeta a impuestos para el cliente en el nuevo país. Las recientes directrices de la OCDE dejan claro que esto depende de numerosos factores, entre ellos el tiempo que el trabajador pasa allí y la naturaleza del trabajo que realiza. Por lo tanto, toda solicitud de traslado internacional debería dar lugar a una revisión de la exposición fiscal de la empresa del cliente.
El traslado también puede afectar a la clasificación de los trabajadores. Un contratista que esté correctamente clasificado en una jurisdicción puede dejar de cumplir los criterios legales en otra debido a las diferencias en la normativa local. La Directiva de la UE sobre el trabajo en plataformas ilustra este principio en el ámbito del trabajo en plataformas al exigir que la situación laboral se evalúe principalmente en función de cómo se realiza realmente el trabajo, en lugar de la denominación contractual. Por lo tanto, los Servicios de Firmas de Personal nunca deben dar por sentado que la clasificación de un trabajador se aplica automáticamente en todas las jurisdicciones.
Equivocarse en esa valoración puede salir muy caro. Por ejemplo, una clasificación errónea de los contratistas independientes puede acarrear sanciones normativas y daños a la reputación.
El riesgo varía en función de cómo se implique a los trabajadores
Las obligaciones en materia de cumplimiento varían en función de la modalidad de contratación de los trabajadores. En el caso de los trabajadores temporales contratados a través de una empresa de trabajo temporal, un traslado puede modificar las obligaciones laborales aplicables en la nueva jurisdicción. En el caso de los autónomos, la principal cuestión es la clasificación de los trabajadores. Los requisitos difieren en cada caso.
Gestión del traslado de los trabajadores en nómina
El traslado a una nueva jurisdicción puede obligar a la firma de servicios de personal o al empleador a cumplir con un conjunto diferente de obligaciones en materia de nóminas y empleo. Dichos requisitos influyen en la forma en que se remunera y se grava al trabajador, así como en las prestaciones que recibe.
Tomemos como ejemplo Estados Unidos. Un empleado que se traslada de un estado a otro puede verse obligado a cumplir con nuevas obligaciones en materia de alta en la nómina estatal, retenciones fiscales y seguro de desempleo. Del mismo modo, un trabajador que se traslade a Alemania puede quedar sujeto a las protecciones laborales alemanas y a los requisitos legales en materia de seguridad social.
Antes de aprobar la contratación, los Servicios de Firmas de Personal deben confirmar que se pueda dar de alta a la persona en la nómina y que la contratación cumpla con los requisitos laborales locales.
Gestión de la reubicación de los trabajadores autónomos
El traslado de un trabajador autónomo puede influir en que su relación laboral siga considerándose trabajo por cuenta propia según la legislación local. Un análisis realizado por Hogan Lovells, en el que se comparan las leyes sobre trabajadores autónomos de ocho jurisdicciones, reveló que la clasificación no es transferible. Aunque los países suelen tener en cuenta factores similares a la hora de clasificar a los trabajadores, los aplican de forma diferente. Por lo tanto, un acuerdo que cumpla con la normativa en un país puede tener que ser reevaluado cuando el colaborador se traslade a otro.
En España, por ejemplo, las autoridades analizan cómo se lleva a cabo el trabajo en la práctica, incluyendo el nivel de control de la empresa y la integración del contratista en la actividad empresarial. La redacción del contrato por sí sola no determina la condición laboral, por lo que un contratista que se traslade a España podría no superar la prueba de clasificación local, aunque el contrato cumpliera con la normativa en otros lugares.
Un traslado internacional también puede modificar la residencia fiscal del contratista o suponer un riesgo de establecimiento permanente para el cliente. Por lo tanto, las Firmas de Servicios de Personal deben analizar tanto la clasificación como el riesgo fiscal antes de aprobar el traslado.
Cómo gestionar el traslado de trabajadores a gran escala
Una reubicación ya puede resultar bastante complicada. Si multiplicamos eso por docenas o cientos de trabajadores, un enfoque improvisado se vuelve rápidamente inmanejable.
Afortunadamente, un marco claro y estandarizado puede ayudar a las Firmas de Personal a gestionar los traslados a gran escala, al tiempo que garantiza el cumplimiento normativo en cada traslado de trabajadores. Este marco debería:
- Revisar cada cambio de ubicación: Cada traslado debe dar lugar a una revisión, ya que la nueva ubicación del trabajador conlleva requisitos diferentes en materia de nómina, impuestos o empleo.
- Clasifica la relación laboral: la situación del trabajador determina qué requisitos de cumplimiento se aplican, por lo que debes determinar si se trata de un empleado en nómina o de un trabajador autónomo.
- Evaluar la jurisdicción de destino: Analizar factores como las retenciones fiscales, las cotizaciones a la Seguridad Social, el registro y los requisitos laborales obligatorios. Volver a comprobar la clasificación con arreglo a la legislación local y evaluar si el traslado supone un riesgo de establecimiento permanente.
- Elige el modelo operativo adecuado: mantén al trabajador en la nómina actual si esta sigue cumpliendo con la normativa en la nueva ubicación. De lo contrario, traspásalo a una solución de nómina local, revisa el contrato o rechaza el traslado si no es posible gestionar el riesgo.
- Documenta la decisión: crea un registro transparente y auditable. Actualiza los contratos, las determinaciones de situación, las autorizaciones de los clientes, las instrucciones de nómina y las declaraciones de los trabajadores.
- Repite la revisión cada vez que cambien los hechos: supervisa los cambios en la normativa local en materia de nóminas, impuestos y empleo. Actualiza el proceso de traslado cuando cambien los requisitos y repite las revisiones para confirmar que cada acuerdo sigue cumpliendo con la normativa.
Cómo un empleador oficial o un agente oficial reduce el riesgo asociado a la reubicación
Los trabajadores temporales permiten a las empresas acceder a competencias especializadas y les proporcionan la flexibilidad necesaria para adaptarse a los cambios en las necesidades de personal. Facilitar la reubicación contribuye a preservar ese valor.
Para muchas empresas, asociarse con un «empleador registrado» (EOR) o un «agente oficial» (AOR) es fundamental para eliminar los obstáculos legales y de cumplimiento normativo que plantean los traslados de los trabajadores. Estos servicios también simplifican la contratación de los trabajadores, lo que facilita la gestión de plantillas remotas a gran escala. Cada modelo se adapta a un tipo diferente de trabajador.
- Empleador registrado (EOR): Un EOR contrata al trabajador en el país de destino, lo que permite a las empresas de Servicios de Firmas de Personal o a otras empresas contar con sus servicios sin necesidad de constituir una entidad local. El EOR se convierte en el empleador legal y se encarga de la nómina, los impuestos, las prestaciones y el cumplimiento normativo, mientras que el cliente final dirige el trabajo diario.
- Agent of record (AOR): Un AOR presta apoyo en la contratación de trabajadores autónomos mediante la evaluación de su clasificación, la formalización de contratos que cumplan con la normativa, el mantenimiento de la documentación y la gestión de los pagos. Ayuda a la organización a aplicar un proceso coherente, al tiempo que garantiza el cumplimiento de la normativa vigente en el lugar de residencia del trabajador autónomo.
Facilita los traslados del personal de apoyo con People2.0
Desde hace más de 25 años, People2.0 ayuda a los Servicios de Firmas de Personal y a las grandes empresas a contratar a trabajadores temporales en el extranjero. Nuestras soluciones de «empleador registrado» (EOR) y «agent of record» (AOR) permiten a las organizaciones retener el talento cuando los trabajadores se trasladan a otro lugar, sin necesidad de crear entidades locales ni de tener que lidiar por su cuenta con requisitos normativos desconocidos.
Cada proyecto cuenta con el apoyo de expertos en el país que conocen a la perfección los requisitos locales en materia de empleo, nóminas, impuestos y clasificación de los trabajadores. Nuestros equipos también se adelantan a los riesgos, revisando cada proyecto y aplicando los cambios legislativos a medida que se producen. Este enfoque proporciona la tranquilidad y el control que nuestros socios necesitan para contratar y gestionar a los trabajadores sin riesgos ni complejidades añadidos.
A medida que los trabajadores temporales se vuelven más móviles, garantizar el cumplimiento normativo requiere los conocimientos especializados y la infraestructura adecuados. People2.0 ofrece ambas cosas. Ponte en contacto con nosotros para descubrir cómo nuestras soluciones EOR y AOR pueden dar apoyo a tu plantilla.
PREGUNTAS FRECUENTES
1. ¿Plantea una mudanza nacional los mismos riesgos de cumplimiento normativo que una mudanza internacional?
Un traslado dentro del mismo país puede entrañar riesgos similares si el trabajador se traslada a una jurisdicción con normas diferentes en materia de nóminas, impuestos o empleo. Los estados de EE. UU. y las provincias de Canadá, por ejemplo, se rigen cada uno por una normativa laboral distinta. Por lo tanto, si un país cuenta con varias jurisdicciones internas, los traslados deberían dar lugar a una revisión del cumplimiento normativo.
2. ¿Qué obligaciones en materia de nóminas, impuestos y empleo pueden variar cuando un trabajador temporal se traslada?
Un traslado puede modificar diversas obligaciones, entre ellas la retención de impuestos, las cotizaciones sociales, el registro en la nómina, las prestaciones legales y las protecciones laborales locales. Las obligaciones concretas dependen de la situación del trabajador y de la normativa vigente en el nuevo lugar de destino.
3. ¿Cuándo debo recurrir a un empleador registrado (EOR) en lugar de a un agent of record (AOR)?
Utiliza un EOR para un trabajador que deba estar contratado y recibir su salario a través de la nómina local. Utiliza un AOR para un contratista independiente que necesite asesoramiento sobre su clasificación, contratos que cumplan con la normativa, documentación y gestión de pagos.
4. ¿Puedo mantener a un trabajador con su contrato o nómina actuales después de que se haya trasladado?
No de forma automática. Cada traslado debe dar lugar a una revisión para determinar si el acuerdo vigente sigue cumpliendo con los requisitos o si se requiere un modelo de colaboración diferente.
5. ¿Cómo puede una empresa de contratación de personal (EOR) o una agencia de colocación (AOR) ayudar a reducir los riesgos de incumplimiento normativo asociados al traslado de trabajadores?
Una empresa de servicios de recursos humanos (EOR o AOR) proporciona la infraestructura local y los conocimientos especializados necesarios para facilitar la incorporación del trabajador en su nueva ubicación. De este modo, se reduce la carga administrativa y de cumplimiento normativo que supone gestionar requisitos desconocidos en materia de nóminas, impuestos, clasificación laboral y empleo.
