En todo el país y en todo el mundo se están aprobando nuevas leyes sobre los derechos de los trabajadores, y es importante que los empleadores y los proveedores de mano de obra eventual se mantengan al corriente de los cambios en las responsabilidades y obligaciones. Por ejemplo, California tiene una amplia normativa sobre los procesos de pago de nóminas de los empleados, los informes de nóminas, las pausas de descanso y las pausas para comer que difiere de los requisitos de otros estados. En virtud del artículo 2810.5 del Código Laboral de California, los empresarios que no cumplan estas nuevas normativas pueden enfrentarse a fuertes sanciones gubernamentales y a un aumento de las responsabilidades financieras para con los empleados que no se administren correctamente.
Al asociarse con una empresa de servicios de nóminas y de Employee of Record (EOR), puede simplificar los procesos de RR.HH. relacionados con la administración y el pago de empleados W-2 y contratistas independientes en California, especialmente si está haciendo malabarismos con los requisitos de los empleados en varios estados. Éstas son sólo algunas de las cosas importantes que debe tener en cuenta a la hora de contratar empleados en California, pero siempre debe consultar y garantizar el cumplimiento del código laboral oficial de cada estado en el que emplee trabajadores.
Notificación del plazo de empleo
En virtud de la Ley de Prevención del Robo de Salarios, las empresas deben proporcionar a todos los nuevos empleados una notificación por escrito de sus derechos laborales, que incluya, entre otras cosas, las tarifas salariales, las tarifas salariales por horas extraordinarias, el calendario de días de pago, las bajas por enfermedad, los derechos de indemnización de los trabajadores y el nombre y la dirección completos de la empresa. Suele ser una buena práctica hacer que el empleado firme un acuse de recibo que reconozca legalmente la recepción de la información antes de la primera asignación. Un socio de cumplimiento puede automatizar este proceso con sus nuevas contrataciones a través del correo electrónico, para que pueda identificar claramente las nuevas contrataciones que cumplen la normativa y están listas para empezar a trabajar.
Cronometraje
California exige que todos los empleados por hora realicen todo el trabajo en horario de oficina y requiere que el empleador proporcione un método de registro del tiempo a través de un portal web, una hoja de asistencia, un reloj perforador o algún otro método. Los empleados deben registrar con precisión las horas de entrada y salida, así como las pausas para comer, y los gerentes son responsables de aprobar los registros semanales y reconocer las incoherencias.
Horas extraordinarias
El artículo 510 del Código Laboral de California obliga a los empresarios a pagar las horas extraordinarias a razón de 1,5 veces la tarifa normal del empleado si éste trabaja más de ocho horas al día o más de 40 horas a la semana. Los empleados deben cobrar el doble de su salario habitual si trabajan más de 12 horas al día. Además, si un empleado trabaja durante un séptimo día consecutivo, debe recibir 1,5 veces su tarifa por las primeras ocho horas, y dos veces su tarifa por cualquier hora extra. Un software de control horario administrado por un socio experto en servicios de RRHH calculará automáticamente las nóminas y mantendrá un registro del cumplimiento continuo para su organización.
Rompe
Los empleados de California tienen derecho a una pausa de descanso remunerada de 10 minutos por cada cuatro horas trabajadas. Durante esta pausa, los empleados deben ser relevados de todas sus obligaciones y se les debe permitir abandonar las instalaciones. Además, los empleadores deben proporcionar un descanso no remunerado de 30 minutos para comer fuera de servicio por cada cinco horas trabajadas. Aunque los empleados digan que no necesitan un descanso o que no tienen hambre, los jefes deben animarles a hacer los descansos necesarios. Los trabajadores asignados a turnos de menos de seis horas pueden firmar un formulario de exención de comidas para saltarse su descanso designado y seguir trabajando. Un sistema de seguimiento profesional o un software administrado por un socio de servicios de RR.HH. de confianza puede ayudar a los directivos a realizar un seguimiento de las pausas pagadas y no pagadas para garantizar que la plantilla cumple la normativa. La ley obliga a los empresarios a pagar sanciones por cada infracción de las pausas para descansar o comer, por lo que es importante que todas las partes entiendan los requisitos, los comuniquen claramente y establezcan procesos continuos para seguir cumpliendo las normas desde el primer turno.
Requisitos para el pago final
California cuenta con una de las legislaciones más estrictas que protegen y dan derecho a los trabajadores a la paga final en caso de despido. Los empleados que son despedidos, despedidos o despedidos, deben ser pagados hasta el día de su terminación. Es aconsejable que los empresarios tengan la última nómina del empleado procesada y lista para distribuirla antes de comunicar el despido. Los empleados que dimiten con un preaviso de al menos 72 horas tienen derecho a su última nómina el último día de trabajo. Los empleados que dimiten sin preaviso deben cobrar su última nómina en las 72 horas siguientes a la dimisión. La empresa está sujeta a una penalización diaria igual a la retribución diaria del empleado durante un máximo de 30 días tras el despido. En California, realizar las nóminas cada pocas semanas no satisfará estos requisitos cambiantes, por lo que se sugiere adoptar métodos más sofisticados de seguimiento y emisión del pago.
Deducciones
Con el fin de proteger los derechos de los trabajadores, California no permite deducciones de la nómina de un empleado a menos que sea bajo circunstancias ordenadas por el gobierno, tales como retenciones de impuestos, embargos, órdenes judiciales o planes de beneficios de salud (cuando estén autorizados). Algunas deducciones que pueden estar permitidas en otros estados pero que no lo están en California incluyen los costes de exámenes médicos previos a la contratación o requeridos, salarios pagados en exceso o herramientas de trabajo y uniformes requeridos. Es importante consultar a alguien con experiencia en legislación laboral de California para determinar qué deducciones exigidas como parte de sus procesos de empleo están permitidas en California.
Estas normativas adicionales son algunas de las muchas que están en vigor o sobre la mesa legislativa en todos los principales mercados del mundo. Hacer negocios en California puede ser rentable, pero solo si evita algunas de las costosas sanciones de cumplimiento asociadas a su mano de obra.
