Clasificación errónea de trabajadores: Por qué el IRS se preocupa y usted también debería hacerlo

El Servicio de Impuestos Internos de Estados Unidos (IRS), junto con muchas otras agencias federales y estatales, está cada vez más preocupado por la clasificación adecuada de los trabajadores, así como por la clasificación errónea rampante de los trabajadores. Con el crecimiento explosivo de la mano de obra independiente y la economía gig, el interés regulador y el escrutinio de las prácticas de los empleadores no hará sino aumentar.

Antecedentes de la clasificación errónea de trabajadores

Casi todas las empresas tienen empleados fijos. Con cada nómina, la empresa retiene sus impuestos sobre la nómina y paga esa cantidad a Hacienda. Al final del año, el empleado recibe un formulario W-2 en el que se reflejan esas retenciones de impuestos, impuestos de la Seguridad Social, etc. que se han pagado al gobierno en su nombre. Además de estos impuestos sobre la nómina del empleado, el empresario también paga impuestos al gobierno.

Muchas empresas utilizan también otra categoría de trabajadores, clasificados como contratistas independientes. A estos trabajadores se les paga de forma diferente. Se les paga una cantidad bruta y son responsables de hacer sus propios depósitos fiscales al IRS. La empresa declara estos ingresos al trabajador y al gobierno a través de un formulario 1099 a final de año.

He aquí el reto para Hacienda: Prefieren recaudar los impuestos sobre la renta de una sola fuente, el empleador. Esto es lo que ocurre con los empleados W-2. Para los contratistas independientes, reportados a través del Formulario 1099, el IRS debe recaudar impuestos sobre la renta de cada trabajador individualmente. Esto crea una carga administrativa obvia para el IRS no sólo para cobrar el pago, sino también escudriñar las declaraciones de impuestos individuales para asegurarse de que las deducciones y los pagos de impuestos son correctos. A menudo puede resultar en una reducción de los cobros, ya que algunos trabajadores han gastado el dinero que debería haber ido a hacer sus depósitos de impuestos estimados.

Para solucionar esta carga administrativa y aumentar la recaudación, el IRS (al igual que su socio regulador, el Departamento de Trabajo) tiene una fuerte tendencia a clasificar a los trabajadores como empleados frente a contratistas independientes.

Si el IRS decide investigar las prácticas de clasificación de una empresa, puede hacerlo con carácter retroactivo, haciendo retroceder al empresario hasta tres años. En caso de encontrar una clasificación errónea del trabajador, el IRSpuede exigir a una empresa que pague todos los impuestos del contratista independiente como si hubiera sido un empleado de la empresa, además de añadir sanciones e intereses, incluso si el trabajador ya ha pagado esos impuestos. También existe un riesgo para el trabajador, ya que a un contratista independiente reclasificado se le pueden denegar las deducciones antes de impuestos (como una oficina en casa, SEP-IRA, etc.) y verse obligado a presentar declaraciones de impuestos modificadas para los años en cuestión.

¿Por qué es un problema la clasificación errónea de los trabajadores? ¿Por qué los organismos federales y estatales se preocupan por los trabajadores clasificados indebidamente como contratistas independientes?

Clasificación de los trabajadores Incentivos financieros

Los empresarios pueden optar por clasificar a los trabajadores como contratistas independientes para:

• Ahorrar en la parte correspondiente a la empresa de los impuestos sobre la nómina de la Seguridad Social y Medicare.
• No tener que incluir al trabajador en los planes de asistencia sanitaria y jubilación de la empresa.
• No tener que pagar impuestos estatales de desempleo.
• Permiten rescindir más fácilmente un contrato de servicios en lugar de tener que despedir a un empleado.

El IRS quiere que los trabajadores sean clasificados como empleados porque resulta en:

• Ingresos fiscales más rápidos. Los empresarios presentan mensualmente al IRS las nóminas y los impuestos sobre la renta. Los contratistas independientes solo lo hacen trimestralmente.
• Aumento de los ingresos fiscales. Los trabajadores por cuenta ajena no pueden deducir de sus ingresos los gastos empresariales. Los contratistas independientes sí pueden. Esto hace que los ingresos fiscales de un contratista independiente sean menores.
• Menor coste de las auditorías. Dado que los empresarios se encargan del cálculo de los impuestos de los empleados, no hay mucha preocupación por la posible evasión fiscal. Pero como los contratistas independientes calculan sus propios impuestos y pueden deducir gastos empresariales, Hacienda debe destinar recursos a auditar sus declaraciones.

Intercambio de información y riesgo en cascada

Desgraciadamente, la situación puede empeorar aún más para una empresa que ha sido objeto de una auditoría del IRS. El IRS a menudo comparte su información de auditoría de reclasificación con otras agencias federales y estatales. Como resultado, una empresa también podría recibir una auditoría suplementaria de otra agencia estatal que busque reclasificar a los trabajadores a efectos de impuestos estatales o desempleo. Además, el Departamento de Trabajo de EE.UU. puede querer reclasificar a los trabajadores en cuestión, exponiendo aún más a una empresa al escrutinio de salarios y horas.

Estas reclasificaciones también pueden desencadenar una serie de cuestiones relacionadas, como el escrutinio de la inmigración, la responsabilidad por compensación de los trabajadores, las leyes federales y estatales sobre discriminación, etc.

Las demandas por clasificación errónea de trabajadores suelen ser iniciadas por un trabajador descontento. Suelen iniciarse de tres formas distintas:

1. El trabajador solicita el subsidio de desempleo al Estado. Después de enterarse de que sólo los empleados, y no los contratistas independientes, tienen derecho al subsidio de desempleo, alega que debería haber sido clasificado como empleado.
2. El trabajador se lesiona durante su proyecto y solicita una indemnización por accidente laboral. Si no ha estado pagando a un fondo de compensación de trabajadores como trabajador autónomo, entonces una agencia normalmente cuestionará la clasificación del trabajador.
3. El trabajador decide presentar proactivamente un formulario SS-8 del IRS solicitando la clasificación de trabajador. Estos formularios son una fuente importante de auditorías de campo para el IRS.

Antecedentes de la clasificación errónea de contratistas independientes

El problema de la clasificación errónea de los trabajadores existe desde hace años. Desde una perspectiva fiscal federal, la cuestión de si un trabajador es un contratista independiente o un empleado se decide sobre algunas cuestiones de derecho consuetudinario, así como sobre la normativa del IRS. El IRS considera a todos los trabajadores como potencialmente uno de los siguientes tipos: contratista independiente, empleado, empleado estatutario o no empleado estatutario.

Entre los trabajadores por cuenta ajena estatutarios figuran determinados conductores (los que distribuyen carne, verduras, fruta o productos de panadería; bebidas distintas de la leche; o servicios de lavandería o limpieza en seco para su principal, y que cumplen otros requisitos), vendedores de seguros de vida, trabajadores a domicilio y otros vendedores.

Entre los no asalariados legales figuran los agentes inmobiliarios cualificados y los vendedores directos. Se les trata como contratistas independientes.

Para todos los demás trabajadores, los empresarios, según las instrucciones del Código de Rentas Internas, deben recurrir en primer lugar a los principios del derecho consuetudinario y, a continuación, a la lista de control de 20 puntos del IRS para ayudarles a tomar una decisión. El IRS ha identificado tres categorías de pruebas que pueden ser relevantes a la hora de determinar si existe el control requerido en virtud de la prueba del Derecho consuetudinario y ha agrupado factores ilustrativos en estas tres categorías:

1. Control del comportamiento
2. Control financiero
3. Relación entre las partes

La Agencia Tributaria subraya que pueden ser relevantes otros factores además de los 20 puntos, que el peso de los factores puede variar en función de las circunstancias, que los factores relevantes pueden cambiar con el tiempo y que deben examinarse todos los hechos. Además, estipulan que ningún factor determinará el resultado, sino la «preponderancia» de las pruebas.

Si el empresario no puede descifrar este confuso tema, puede (o, como se ha indicado anteriormente, el trabajador) presentar un formulario SS-8, Determination of Worker Status for Purposes of Federal Employment Taxes and Income Tax Withholding (Determinación de la condición de trabajador a efectos de los impuestos federales sobre el empleo y la retención del impuesto sobre la renta), al IRS, que tomará una decisión por él.

Si un empresario comete un error de clasificación de un trabajador en relación con un contratista independiente, sin base razonable, entonces el empresario será responsable de los impuestos sobre la renta y el empleo no retenidos o retenidos insuficientemente, así como de posibles sanciones y multas si el acto fue intencionado o atroz.

Conclusión

La conclusión es que el IRS (al igual que el DOL y muchas agencias estatales) prefiere que los trabajadores sean clasificados como empleados. La carga de demostrar que un trabajador es un contratista independiente recae en el empleador. Afortunadamente, las empresas pueden recurrir a expertos en cumplimiento y contratación de contratistas independientes, como TalentWave, para crear y gestionar un programa que clasifique correctamente a cada trabajador independiente. Los proveedores de soluciones de calidad no sólo proporcionarán indemnización al cliente, sino también defensa contra auditorías en caso de que el IRS o cualquier otro organismo llame a la puerta.