En el mundo de la gestión de la mano de obra eventual, la pregunta «¿qué es un contratista independiente?» es quizá una de las más básicas y también de las más difíciles de responder. Muchas organizaciones están legítimamente confundidas sobre cómo clasificar adecuadamente a las personas como contratistas independientes frente a empleados, y como resultado exponen a su empresa a un riesgo significativo.
Desgraciadamente, para los profesionales de RR.HH. y de Compras encargados de contratar trabajadores eventuales no hay una respuesta clara sobre si una persona es un empleado o un contratista independiente según la ley de salarios y horas. Esto se debe en parte a que la mayoría de los organismos federales y estatales tienen diferentes definiciones y pruebas, pero también a que cada norma es subjetiva y tiene una zona gris que está sujeta a interpretación o discreción en función de cada caso. De hecho, no existe un criterio único o una pregunta decisiva, sino que el profesional debe reunir todas las pruebas a favor y en contra de la condición de CI y, a continuación, tomar una decisión defendible.
Según un reciente boletín del Departamento de Trabajo de EE.UU. (DOL), y muchos casos judiciales, una consideración clave es la «prueba de las realidades económicas». Esta directriz pregunta si un trabajador está legítimamente en el negocio por sí mismo (lo que le convierte en un auténtico contratista independiente) o si depende económicamente de la empresa que le contrata para trabajar (lo que le convierte en un empleado).
Los tribunales que evalúan la condición de contratista independiente deben tener en cuenta la prueba de la realidad económica y, por tanto, revisar y analizar la totalidad de una serie de factores, entre los que se incluyen:
- ¿Cuál es el grado de dirección y control que ejerce el empresario sobre el trabajador?
- ¿Tiene el trabajador la oportunidad de obtener beneficios o pérdidas, y cuál es su inversión en la empresa?
- ¿Qué grado de habilidad e iniciativa independiente se requiere para realizar el trabajo?
- ¿Cuál es la permanencia o duración de la relación laboral?
- ¿En qué medida el trabajo que realiza el trabajador forma parte de la actividad del empresario?
¿Qué deben hacer las empresas?
Ante esta complejidad, ¿qué deben hacer las empresas? El planteamiento más conservador sería sencillamente no recurrir nunca a contratistas independientes. Sin embargo, la realidad del actual entorno de escasez de talento, en el que muchos trabajadores cualificados del conocimiento quieren ser independientes, no hace viable esa estrategia de evitación para la mayoría de las organizaciones. Otra opción es ofrecer a todos sus contratistas un empleo fijo. Sin embargo, esto elimina la flexibilidad que desean tanto las empresas como los trabajadores. Para las empresas que ya recurren a trabajadores independientes, no tiene sentido simplemente poner fin a los contratos o intentar convertir a los trabajadores independientes en empleados regulares. Ambos enfoques tendrán probablemente importantes implicaciones negativas para la empresa.
Como hemos visto antes, no existe una forma única y definitiva de determinar la clasificación adecuada de contratista independiente. Afortunadamente, hay algunas medidas prácticas que puede tomar para ayudar a defender la condición de contratista independiente.
Acuerdos escritos de contratista independiente
Según un viejo principio jurídico, el Derecho contractual no prevalece sobre el Derecho laboral. Afirmar simplemente que alguien es un CI en un acuerdo no lo convierte necesariamente en tal, pero sí indica la intención. Lo mejor es redactar un acuerdo de contratista independiente, un acuerdo de consultoría o un acuerdo de proveedor que defina el trabajo a realizar y los términos y condiciones del compromiso, incluidos los resultados. Hay que asegurarse de tener y mantener un acuerdo comercial por escrito con cada contratista independiente que aclare el alcance de la relación y defina explícitamente las áreas en las que se espera que el contratista mantenga un control significativo.
El mero hecho de tener un contrato bien redactado no significa que vaya a imponerse al DOL o a una agencia estatal, ni que vaya a ganar un pleito que impugne su clasificación. Aunque un acuerdo de CI bien redactado no es una varita mágica que garantice la condición de CI, una cosa está clara: si no dispone de un acuerdo de este tipo, será muy difícil argumentar que el trabajador en cuestión no era un empleado.
El lenguaje que utilizamos es importante
El lenguaje que utilizamos para describir una relación laboral de contratista independiente es muy importante. Algunos ejemplos:
- Un contratista independiente tiene un tipo de factura que define cómo se le remunera. Como «empresa unipersonal» independiente, debe incluir toda la carga de trabajo por cuenta propia y los gastos generales. Un empleado tiene una tasa de pago, donde el empleador tiene importantes cargas fiscales y beneficios del empleador.
- Nunca se refiera a sus contratistas como empleados y no permita que se refieran a usted como su «supervisor», ni por escrito ni verbalmente.
- «Empleado» no debe aparecer nunca en sus contratos de contratista; no debe aparecer en las políticas que proporcione a los contratistas independientes; ni debe utilizarse en ningún correo electrónico.
- Un contratista independiente no puede ser uno de los directivos de su empresa y no debe supervisar a empleados de la misma.
- Los contratistas independientes presentan los hitos o entregables completados para su pago, no deben presentar un registro de horas trabajadas.
Debe ceder parte del control
Un contratista independiente es exactamente eso: independiente. Las ventajas de contratar a un contratista independiente tienen una contrapartida para el comprador: un verdadero contratista independiente no es su empleado, y usted no puede ejercer el mismo grado de control sobre un contratista independiente que sobre un empleado.
¿Qué significa esto? Pues, por ejemplo, que no debes
- Proporcióneles las herramientas y el equipo necesarios para realizar su trabajo.
- Establecer horarios de trabajo específicos
- Abordar el bajo rendimiento mediante formularios de disciplina de los empleados o documentos similares.
- Pida a los contratistas que supervisen a sus empleados habituales
- Restringir la capacidad de sus contratistas para realizar trabajos para otras empresas
Esto no significa que usted no tenga nada que decir en cuanto a cómo y cuándo el contratista independiente realiza su trabajo. Solo tienes que cambiar de mentalidad y pasar de comprar tiempo a un empleado a comprar productos o resultados al contratista independiente.
Los contratistas independientes no son empleados, así que no les dé el mismo trato
Aunque los acuerdos escritos y los documentos normativos son útiles, una empresa que contrata a contratistas independientes también debe asegurarse de que sus directivos y otros empleados son conscientes de la condición de contratistas independientes y no tratan a estas personas igual que a los empleados. Por ejemplo:
- No invite a contratistas independientes a las fiestas de fin de año de la oficina ni a eventos similares.
- No proporcione prestaciones a sus contratistas independientes
- No invite a contratistas independientes a las sesiones de formación de sus empleados.
Busque la ayuda de expertos
Como hemos visto, existen múltiples leyes y organismos gubernamentales federales y estatales que se ocupan de la correcta clasificación de los trabajadores. La determinación de la condición de contratista independiente es un reto y está plagada de riesgos. No sólo entran en juego la FLSA y las leyes fiscales federales, sino que las empresas también deben preocuparse por el cumplimiento de numerosas leyes estatales, incluida la aplicación de salarios y horas, la compensación de los trabajadores y los requisitos del seguro de desempleo. Cada una de estas cuestiones es compleja y tiene muchos matices. Lo mejor es contar con un experto, como TalentWave, para asegurarse de que evalúa y contrata a los contratistas independientes de la manera correcta.
