Las agencias pequeñas y medianas suelen salir ganando porque están más cerca del trabajo. Sus equipos conocen las cuentas, las funciones y a las personas que hay detrás de cada contratación, lo que les ayuda a actuar con cuidado y rapidez. Esa cercanía es una ventaja real, pero también es fácil perderla. A medida que una agencia crece, el trabajo que conlleva cada contratación crece con ella. La gestión de nóminas requiere más atención. La incorporación de nuevos empleados se vuelve más minuciosa. Los seguros, los contratos, el cumplimiento normativo y la clasificación de los trabajadores requieren tiempo por parte de las mismas personas que, al mismo tiempo, intentan conseguir nuevos proyectos, atender a los clientes y colocar a los profesionales.
Las grandes empresas suelen poder absorber esa presión gracias a equipos especializados y a un mayor poder de compra. Las agencias más pequeñas, por el contrario, suelen hacer frente a las mismas exigencias con menos recursos y márgenes más ajustados. Esto crea una situación de desigualdad. Una agencia más pequeña puede tener relaciones más sólidas y un conocimiento más profundo del mercado, pero aun así puede perder impulso cuando el equipo directivo dedica demasiado tiempo a las tareas administrativas.
El modelo «Time Gained» ofrece una forma de cambiar esta situación. Al combinar la externalización con la agregación, las agencias pequeñas y medianas pueden recuperar tiempo, acceder a un apoyo más sólido y seguir siendo competitivas.
El back office está marcando el rumbo de la competencia
Es fácil pasar por alto la solidez de los servicios administrativos hasta que se convierte en la razón por la que una agencia puede actuar con mayor rapidez que otra.
Imaginemos que un cliente necesita ayuda con un puesto por contrato en otro estado. A primera vista, se trata de una oportunidad de contratación. Sin embargo, entre bastidores, esto implica la incorporación del empleado, la gestión de contratos, la configuración de la nómina, los seguros, las comprobaciones de cumplimiento normativo, la financiación y el apoyo continuo.
En el caso de una empresa grande, gran parte de ese proceso ya está establecido. El trabajo se gestiona a través de equipos especializados y sistemas consolidados, lo que permite a los responsables de selección disponer de más tiempo para centrarse en cubrir el puesto. En el caso de una agencia pequeña o mediana, esa misma oportunidad puede obligar a los responsables a dedicarse a decisiones operativas cuando lo que deberían estar haciendo es vender, contratar y atender al cliente.
Esa es la batalla desigual. Aunque la agencia más pequeña pueda tener una relación más sólida, un conocimiento más especializado del nicho y el talento adecuado listo para entrar en acción, la empresa más grande puede seguir actuando con mayor rapidez porque su equipo administrativo puede asumir una mayor parte de la carga de trabajo.
Las mayores firmas de servicios de personal a nivel mundial representan una parte significativa de los ingresos totales del sector, lo que pone de manifiesto la importancia de la infraestructura en este mercado. En un sector en el que los márgenes son muy sensibles y la rentabilidad depende en gran medida de los costes indirectos —como los impuestos, las indemnizaciones por accidentes laborales y las prestaciones por desempleo—, cualquier carga administrativa adicional puede frenar el crecimiento de forma significativa.
Cómo funciona el modelo «Time Gained»
El modelo «Time Gained» aúna dos factores: la externalización y la agregación.
La externalización abre nuevas posibilidades de crecimiento
La externalización consiste en delegar tareas administrativas especializadas a un socio que se encarga de ellas a diario. En el caso de las agencias de selección y contratación de personal, esto puede incluir la gestión de nóminas, la incorporación de nuevos empleados, la administración laboral, el apoyo en materia de cumplimiento normativo, los seguros, los contratos, la clasificación de los trabajadores y la gestión de riesgos.
Aquí es donde los servicios de EOR y AOR pueden marcar una diferencia significativa. Un empleador registrado para la contratación de personal ayuda a las agencias a gestionar las responsabilidades laborales relacionadas con los trabajadores temporales. Un agente de record (AOR) da respuesta a las necesidades de contratación y clasificación de los contratistas independientes. Con el socio adecuado de EOR y AOR, una agencia puede colocar a los profesionales sin tener que crear por sí misma todos los componentes de la infraestructura laboral.
El valor se refleja en los resultados que se obtienen: los directivos pueden dedicar más energía al crecimiento; los responsables de selección de personal pueden mantener un contacto más estrecho con el talento; y los equipos de ventas pueden centrarse en clientes más importantes sin que las dudas operativas les frenen. Como resultado, la contratación de personal temporal, la expansión a nuevas zonas geográficas y las oportunidades de mayor envergadura empiezan a parecer más factibles.
La agregación pone la escala al alcance de la mano
Cuando una agencia colabora con un socio que presta apoyo a numerosas agencias y a muchos trabajadores, obtiene acceso a una base operativa más amplia. Esto puede traducirse en un mayor conocimiento en materia de cumplimiento normativo, procesos de nóminas y contratación más sólidos, recursos de seguros más amplios y especialistas que ya han gestionado casos similares anteriormente.
A la mayoría de las agencias independientes les costaría mucho crear ese tipo de infraestructura por su cuenta. Se necesita tiempo, capital, experiencia y un volumen suficiente para que la inversión merezca la pena.
Gracias a la agregación, las agencias más pequeñas pueden beneficiarse de la solidez de una estructura más grande, al tiempo que conservan lo que las hace valiosas: su nombre, sus relaciones, su cultura, su enfoque de mercado y su forma de atender a los clientes.
La externalización te permite recuperar tiempo. La agregación te ayuda a sacar más partido a ese tiempo.
¿Qué organismos pueden empezar a recuperar?
El valor del modelo «Time Gained» se pone de manifiesto precisamente en aquellos aspectos en los que los responsables de las agencias sienten mayor presión: el tiempo, la concentración y el margen para crecer.
Cuando el departamento administrativo cuenta con el apoyo del socio adecuado, los propietarios y los operadores disponen de más margen para pensar más allá de la siguiente tarea urgente. Los responsables de selección de personal pueden estar más cerca del talento y de las contrataciones. Los equipos de ventas pueden responder a las necesidades más complejas de los clientes sin tener que preocuparse por si la operación puede seguir el ritmo. El crecimiento también empieza a parecer más factible.
Una empresa de selección de personal puede percibir una clara demanda de contrataciones temporales, pero dudar a la hora de dar el paso porque la infraestructura le parece demasiado pesada. La financiación de las nóminas, la incorporación de los empleados, las prestaciones, la gestión laboral, las cuestiones relacionadas con el coempleo y el riesgo de clasificación pueden ralentizar esa decisión. Con la externalización adecuada para las agencias de selección de personal, esa vía resulta más fácil de evaluar y de llevar a cabo.
Lo mismo ocurre con la expansión geográfica. La implantación en un nuevo estado, provincia o país puede conllevar normas y requisitos con los que el equipo interno no ha tenido que lidiar antes. Un socio sólido aporta estructura y experiencia en esos momentos, lo que ayuda a la agencia a seguir adelante sin tropezar con una legislación o unas prácticas empresariales desconocidas.
El modelo «Time Gained» también ofrece flexibilidad financiera. Desarrollar internamente todas las funciones administrativas supone un coste fijo, lo que puede suponer una carga para la empresa en los periodos de menor actividad y generar tensiones durante las fases de mayor crecimiento. Un modelo de colaboración puede ayudar a las agencias a adaptar el apoyo a la demanda a medida que cambian las necesidades.
Son solo algunas piezas del marco general, pero todas apuntan a la misma idea: el tiempo es el activo más valioso de una agencia. Cuanto menos tiempo se pierda debido a la presión de las tareas administrativas, más se podrá dedicar al trabajo que hace avanzar el negocio.
Consigue el marco completo
Las agencias pequeñas y medianas pueden mantener el trato personalizado y la orientación al mercado que constituyen su punto fuerte, al tiempo que obtienen el apoyo operativo necesario para sostener su crecimiento.
El modelo «Time Gained» muestra cómo la externalización y la agregación se complementan para ayudar a las agencias a recuperar capacidad, reducir el riesgo y reforzar su posición competitiva. Ofrece a los responsables de las agencias una visión más clara de dónde se pierde tiempo, qué tipo de apoyo merece la pena buscar y cómo un socio adecuado de EOR y AOR puede crear más margen para liderar.
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