Contratar o colocar talentos en distintas jurisdicciones es clave para crear una plantilla flexible y competitiva. Pero también expone a las empresas a complejos retos normativos.
Desglosamos lo que necesita saber sobre la gestión del cumplimiento de la normativa por parte de trabajadores eventuales y contratistas internacionales, y cómo evitar costosos errores en el camino.
La complejidad oculta de los compromisos transfronterizos
El cumplimiento normativo nunca ha sido tan complejo. Según la última Encuesta Mundial sobre Cumplimiento Normativo de PwC, el 85% de las empresas afirma que los requisitos normativos se han vuelto más difíciles de gestionar en los últimos tres años. Casi ocho de cada diez afirman que estos retos ya están limitando su capacidad de crecimiento.
Gestionar el talento entre jurisdicciones conlleva un riesgo de cumplimiento significativo y poco margen de error. Cuando utilizamos la palabra «jurisdicción», nos referimos a una larga lista de posibles acuerdos de trabajo a distancia, incluidas las colocaciones internacionales y los compromisos que cruzan las fronteras estatales o provinciales.
Las normas que rigen la clasificación del empleo, las retenciones fiscales, las prestaciones a los empleados y las protecciones laborales varían mucho de una jurisdicción a otra. Y esas normas se aplican con independencia de que una empresa las comprenda plenamente o no.
Los peligros del incumplimiento
Muchas empresas y empresas de selección de personal han ampliado su alcance, ya sea buscando candidatos en más lugares o atendiendo a clientes en más mercados. Un reciente
Estas empresas juegan, a menudo sin saberlo, a un juego peligroso. Por ejemplo, clasificar erróneamente a los contratistas independientes por accidente puede costar millones en multas, por no hablar de los daños a la reputación derivados del incumplimiento.
Las leyes de privacidad se han convertido en un importante reto de cumplimiento por derecho propio. Los requisitos difieren significativamente según el lugar, ya sea el GDPR de la UE, la POPIA de Sudáfrica o la CalOPPA de California. El incumplimiento de estas normas puede dar lugar a un escrutinio reglamentario y a sanciones económicas. Una empresa tecnológica de alto nivel, por ejemplo, recibió recientemente una multa de 1.200 millones de euros por infringir el RGPD.
No se trata de casos extremos. Más bien, son el resultado común y esperado cuando el cumplimiento se trata como algo secundario. Para cualquier empresa que coloque o contrate talentos a través de las fronteras, el cumplimiento debe formar parte del modelo operativo básico.
En qué consiste el cumplimiento
La contratación transfronteriza implica ajustarse a las normas legales y operativas de las jurisdicciones en las que se encuentra su talento. Tanto si contrata a un empleado como a un contratista independiente, estas normas lo determinan todo, desde cómo clasificar a los trabajadores hasta cómo pagarles, mantenerlos y llevar registros.
Las empresas son responsables de:
- Clasificación de los trabajadores: Cada jurisdicción tiene sus propias normas para definir si alguien es un empleado o un contratista. Clasificar mal a un trabajador puede acarrear sanciones y facturas fiscales retroactivas.
- Retenciones fiscales y nóminas: A menudo se exige a los empresarios que se registren a nivel local, calculen los impuestos correctamente y hagan aportaciones a los sistemas públicos. Esto incluye el impuesto sobre la renta, los seguros y otras cargas sociales.
- Prestaciones y derechos: Las prestaciones obligatorias varían mucho y no suelen ser negociables. Pueden incluir tiempo libre remunerado, pensiones, cotizaciones sanitarias o bajas por enfermedad.
- Contratos de trabajo: Los contratos deben reflejar las normas locales. Esto incluye utilizar el lenguaje adecuado y establecer claramente condiciones como las horas de trabajo y los periodos de preaviso.
- Datos y documentación: Las leyes de protección de la intimidad regulan cómo se recopilan y almacenan los datos de los trabajadores. Muchas jurisdicciones también esperan que mantengas registros que demuestren que has clasificado correctamente a los trabajadores y que cumples los requisitos fiscales y laborales.
Cumplir las normas locales es fundamental para ganarse la confianza. Es más probable que los trabajadores se comprometan con empresas que ofrecen condiciones justas y respetan las normas de su región. En mercados competitivos, esto es clave para atraer y retener a los mejores talentos flexibles.
El cumplimiento es complejo y cambia constantemente
Cumplir la normativa es un trabajo a tiempo completo, sobre todo porque las normas varían no sólo de un país a otro, sino también de un estado, provincia o región a otra. Un compromiso de contratista que funcione en Nueva York puede no ser conforme en California. Un proceso de nóminas válido en Ontario puede no serlo en Columbia Británica. Estas diferencias afectan al cumplimiento. También dificultan la creación de un proceso repetible en todas las regiones, lo que aumenta el riesgo de cometer errores a medida que se amplían los equipos.
Al mismo tiempo, los requisitos de cumplimiento no son fijos. Los gobiernos revisan las leyes y los organismos encargados de hacerlas cumplir actualizan la forma de aplicarlas. Cuando los cambios entran en vigor, las empresas deben adaptar su forma de contratar a los trabajadores o corren el riesgo de incumplir la normativa. Los cambios en el cumplimiento no siempre se producen con mucho tiempo de antelación, e incluso los pequeños ajustes pueden acarrear graves consecuencias financieras o para la reputación si no se realizan.
La conformidad regional en el punto de mira
En Estados Unidos, California utiliza la prueba ABC para determinar si un trabajador puede ser tratado como contratista independiente. Esta norma es más estricta que la que aplican otros estados. A medida que cambia la legislación, las empresas pueden tener que reclasificar a los trabajadores o revisar los contratos para evitar riesgos. Diferencias como éstas dificultan la aplicación de una única política de contratistas en todos los estados.
En el Reino Unido, las empresas aún se están adaptando a la aplicación del IR35, que hace recaer la carga del cumplimiento fiscal en la parte contratante. Los recientes cambios en el tratamiento de las empresas paraguas han aumentado el riesgo para las empresas que confían en estos modelos.
En Australia se está produciendo un flujo constante de cambios normativos. Varios estados exigen ahora licencias de contratación laboral, incluso para colocaciones de corta duración. Las recientes actualizaciones de la Ley del Trabajo Justo y de la legislación para colmar las lagunas jurídicas han añadido nuevas obligaciones de cumplimiento para las empresas que contratan talento australiano.
Seguimiento de los cambios jurídicos
Conocer las normas es importante, pero no basta. Las empresas también tienen que controlar cómo cambian esas normas con el tiempo. Cumplir las normas significa revisar los procesos con regularidad y adaptarlos siempre que cambie el panorama jurídico.
Contratación transfronteriza con un EOR o AOR
Para superar la complejidad del cumplimiento transfronterizo, muchas empresas de contratación de personal se asocian con proveedores de empleador registrado (EOR) y agente registrado (AOR).
Como expertos en talento y cumplimiento normativo, estos socios son fundamentales para minimizar el riesgo ayudando a las empresas a expandirse a nuevos mercados sin quedarse atrás en el cumplimiento de las normas locales.
Qué hace un EOR
Un empleador registrado actúa como empleador legal en su nombre. Gestiona los contratos, ejecuta las nóminas, administra las prestaciones y gestiona las contribuciones fiscales locales de los trabajadores eventuales.
Usted sigue gestionando el trabajo, mientras que el EOR garantiza que el empleo se realiza de acuerdo con la ley. Esto es útil cuando se contrata talento flexible en países o jurisdicciones donde su empresa o agencia no está preparada para operar directamente.
Si le parece que su empresa podría beneficiarse de asociarse con un empleador registrado, consulte nuestra Guía completa de servicios de EOR.
Qué hace un AOR
Un agente de registro ayuda a las empresas a contratar a contratistas independientes.
Confirman la condición de contratista, gestionan la incorporación y la facturación, y garantizan que toda la documentación cumpla las normas locales. Esto reduce el riesgo de reclasificación de los trabajadores y le permite trabajar con talento independiente sin salirse del marco legal.
Para saber todo lo que necesita saber sobre los agentes de registro, lea nuestra Guía completa de servicios de agente de registro.
¿Necesita un AOR o un EOR?
Utilice un EOR cuando contrate trabajadores eventuales en una jurisdicción en la que no tenga entidad jurídica.
Utilice un AOR cuando trabaje con contratistas independientes y necesite ayuda para estructurar correctamente los compromisos.
Ambos modelos le ayudan a minimizar el riesgo y a garantizar el cumplimiento. En People2.0, por ejemplo, ofrecemos tanto servicios EOR como AOR y contamos con más de 20 años de experiencia ayudando a las organizaciones a acceder al talento allí donde lo necesiten. Muchas organizaciones se benefician de una combinación de ambos servicios.
Creación de una estrategia de personal más ágil y rentable
Un modelo de cumplimiento sólido, como el proporcionado por un EOR o AOR, hace algo más que mantener a su empresa fuera de problemas. Al ocuparse de tareas críticas, puede reducir la tensión operativa diaria y dar a las empresas más flexibilidad a la hora de crear y gestionar equipos distribuidos.
Con un EOR o AOR que se ocupe del cumplimiento, las empresas pueden entrar en nuevos mercados sin tener que crear entidades jurídicas locales o crear equipos internos de cumplimiento. Esta vía suele ser más rentable, ya que reduce la inversión inicial y disminuye los costes operativos corrientes.
También aligera la carga interna. Los socios de cumplimiento adecuados pueden asumir una amplia gama de responsabilidades, desde la redacción de contratos conformes hasta la gestión de la incorporación, las nóminas y la documentación. Sin ese apoyo, estas tareas recaerían en los equipos de RR.HH., financieros y jurídicos. Además de reducir la carga administrativa y los gastos generales, su socio limita la necesidad de trabajo jurídico reactivo si las cosas van mal. Y con el apoyo adecuado, las empresas pueden ampliar o reducir su plantilla sin estar atadas a una infraestructura fija en cada región.
Simplificar el cumplimiento transfronterizo
La contratación internacional abre la puerta a mayores reservas de talento y nuevas oportunidades de crecimiento. Aprovechar esos mercados requiere un marco sólido de cumplimiento que se ajuste a las normas jurídicas y operativas de cada región.
En People2.0, ayudamos a las empresas a contratar trabajadores eventuales y contratistas en todas las jurisdicciones. Nuestro equipo gestiona más de 150.000 despliegues de trabajadores al año con total cumplimiento de la normativa y cero clasificaciones erróneas registradas.
El apoyo adecuado convierte la contratación internacional en una palanca de crecimiento. Hable con nuestros expertos en cumplimiento normativo para ver cómo hacemos que la contratación y las colocaciones transfronterizas sean más sencillas, seguras y fáciles de escalar.
