Desde la década de 1990 se ha producido un aumento constante de los riesgos relacionados con los RRHH. Sin embargo, el torbellino de cambios en la naturaleza del empleo desde la pandemia ha aumentado enormemente tanto el riesgo como las preocupaciones de cumplimiento relacionadas con el empleo.
Esto se debe, en parte, a los drásticos cambios que se están produciendo en la forma de emplear a las personas. La demanda de nuevos estilos de trabajo y la escasez de talentos han incrementado el uso de contratistas independientes, lo que introduce nuevos retos para el cumplimiento de la normativa. Abunda la confusión con respecto a la clasificación de los empleados, las leyes de cada estado, la aplicación del IRS y el
A medida que comienza la planificación para 2023, es beneficioso para los ejecutivos tomarse en serio las nuevas definiciones de los empleados y analizar cómo las asociaciones pueden beneficiar a los programas de riesgo y cumplimiento de los empleados de su organización.
Contratistas independientes: El borroso panorama de la clasificación
Las empresas incumplen más la normativa si utilizan contratistas independientes o CI. La correcta categorización de los trabajadores como empleados a tiempo parcial o a tiempo completo frente a contratistas no viene determinada por un único factor, como por ejemplo si está obligado a trabajar in situ o a proporcionar su propio ordenador portátil. En su lugar, hay una preponderancia de respuestas que hay que buscar, y capas de pruebas que hay que vadear.
Tanto en EE.UU. como en Canadá, la búsqueda de cualificaciones para los CI encabeza la lista de riesgos de errores en el empleo. Esto ocurre por dos razones: las normas cambian y las descripciones son confusas. El IRS enumera 20 factores de empleo a tener en cuenta por sí solos, y cada una de las categorizaciones de empleo de los distintos estados puede confundir al ejecutivo de recursos humanos más diligente. Y en Canadá puede haber empleados, contratistas independientes e incluso contratistas dependientes .
Es importante que se aborden las clasificaciones correctas no sólo para el sistema de su país, sino también estado por estado y provincia por provincia. Ningún factor determina el estado de clasificación correcto, sino la prevalencia de las respuestas y las pruebas.
Soluciones para socios
Cada vez más, las empresas han recurrido a programas de servicios gestionados (MSP) para externalizar su programa de mano de obra contingente y garantizar el cumplimiento. La experiencia que ofrecen puede ayudar a racionalizar las complejidades que se derivan de un mayor uso de los CI, e incluso ayudar externalizando todo el proceso de CI. La mayoría de las empresas que leen este artículo ya tienen un socio MSP.
Estos proveedores de MSP, a su vez, trabajan con proveedores de servicios de Agente de Registro (AOR) subcontratados para funciones específicas de incorporación y desconexión, así como para garantizar el cumplimiento a escala nacional y mundial.
Se utiliza un Agente de Registro cuando los clientes contratan a contratistas independientes. Los servicios del AOR ayudan tanto al CI como al cliente del MSP de principio a fin. En algunas regiones, esto se conoce como «cumplimiento de contratistas independientes», y los servicios pueden incluir:
- Clasificación de contratista independiente
- Documentación y gestión previa al compromiso
- Mantenimiento del archivo de defensa de auditoría
- Administración de contratos
- Facturación y pagos
- Cumplimiento continuo
- Mitigación de riesgos e indemnización
Los AOR trabajan directamente con el MSP para prestar estos servicios en nombre de la corporación, lo que aumenta la probabilidad de que su empresa siga cumpliendo la normativa.
A tener en cuenta para la planificación de 2023
Como ya hemos señalado, el cumplimiento de la normativa puede ser complicado, sobre todo cuando se trata de contratistas independientes. Ya no se trata de una situación binaria en la que o se es empleado o no se es empleado: las líneas se han difuminado y los matices son la consigna.
Cuando empiece a planificar, tenga en cuenta lo siguiente:
- Transferencia de propiedad intelectual: Se trata de un punto de debate complejo porque la propiedad intelectual está en ambos lados de la mesa: en el del empleador y en el del CI. Dado que los CI ocupan un papel tan especial y a menudo de alto nivel en la organización, pueden tener acceso a la inteligencia corporativa. A menudo, la otra cara de la moneda es que, debido a la gran experiencia que el CI aporta a la empresa, también aporta su propia propiedad intelectual, que no siempre es propiedad de la empresa. Por tanto, es importante crear un proceso y una infraestructura que proteja la propiedad intelectual de su propietario.
- Carta de derechos de los contratistas/sindicalización: Los CI están trabajando lentamente para conseguir una especie de «carta de derechos» que les permita acceder a los mismos derechos que tienen los empleados. Y como las conversaciones sobre la sindicalización están de nuevo en auge, es probable que el movimiento se acelere. Esto sin duda tendrá un impacto significativo en las empresas y está destinado a aumentar el riesgo.
- Escasez continua de talento: A medida que continúa la sequía de trabajadores disponibles, a las empresas les corresponde ampliar su búsqueda de talentos fuera de EE.UU. Para aquellos que han contratado a un AOR, existe seguridad en la ampliación de su área de búsqueda para incluir a los trabajadores en otras geografías, ya que el AOR se asegurará de que siguen cumpliendo.
La creación de soluciones que le ayuden a planificar con antelación para seguir cumpliendo la normativa puede reducirse a la selección del socio AOR adecuado. La falta de planificación puede dar lugar a incumplimientos, lo que conlleva multas y sanciones… y a menudo cosas peores. Póngase en contacto con su proveedor de MSP o con People2.0 para obtener más información sobre cómo el uso de un agente de registro puede garantizar que su empresa cumpla la normativa al contratar a contratistas independientes.
