Cómo la ley One Big Beautiful Bill reconfigura las nóminas, el cumplimiento de la normativa y la estrategia de personal para 2025
La ley One Big Beautiful Bill Act (H.R. 1) se convirtió en ley el 4 de julio de 2025, introduciendo cambios significativos en la política fiscal federal que afectan directamente a la forma en que las empresas gestionan las nóminas, calculan las deducciones y estructuran las prestaciones de los empleados. Con algunas disposiciones en vigor con efecto retroactivo al 1 de enero de 2025, las empresas de todo el país están trabajando para entender lo que estos cambios significan para sus estrategias de gestión de la fuerza de trabajo.
Mientras el Departamento del Tesoro y el IRS siguen elaborando directrices de aplicación, las empresas pueden empezar a prepararse ya para estos cambios. Esto es lo que los líderes empresariales necesitan saber sobre las disposiciones clave y sus implicaciones para la planificación de la plantilla.
Nuevos beneficios fiscales para las horas extraordinarias de los trabajadores
Uno de los cambios más significativos se refiere al tratamiento de la remuneración de las horas extraordinarias a efectos del impuesto federal sobre la renta. La Ley crea una nueva deducción por horas extraordinarias cualificadas que podría beneficiar tanto a los empresarios como a los empleados.
Horas extraordinarias deducibles
La legislación permite a los empleados deducir las horas extraordinarias cualificadas de sus impuestos federales sobre la renta para los ejercicios fiscales de 2025 a 2028. Esta deducción se aplica independientemente de si los empleados detallan las deducciones o toman la deducción estándar.
Las principales limitaciones son:
- Deducción máxima de 12.500 $ anuales (o 25.000 $ para matrimonios que presenten una declaración conjunta).
- Sólo se aplica al pago de las horas extraordinarias exigidas por la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA).
- La deducción se reduce gradualmente cuando los ingresos brutos ajustados modificados superan los 150.000 $ para las personas físicas o los 300.000 $ para las parejas casadas que presentan una declaración conjunta.
Distinción importante: Sólo la parte correspondiente a la prima del pago de horas extraordinarias da derecho a la deducción. Por ejemplo, si un empleado gana 20 $ por hora en horario regular y 30 $ por hora extra, sólo la parte de 10 $ de prima tiene derecho al beneficio fiscal.
Retos de aplicación para los empresarios
La fecha de entrada en vigor retroactiva crea consideraciones de cumplimiento inmediatas. Los empresarios deben registrar y declarar por separado en el formulario W-2 la remuneración cualificada por horas extraordinarias, aunque el IRS aún no ha especificado qué casilla de declaración se utilizará.
Para 2025, los empleadores pueden utilizar «cualquier método razonable» para estimar los importes de las horas extraordinarias cualificadas, pero esta norma de transición requiere una documentación cuidadosa y puede necesitar ajustes una vez que surjan las directrices definitivas. Se espera que en las próximas semanas el Departamento del Tesoro ofrezca orientaciones más claras para ayudar a las empresas a superar este periodo de transición.
Cambios permanentes en los tipos impositivos federales
La Ley hace permanentes varias disposiciones fiscales que en un principio iban a expirar, proporcionando más previsibilidad para la planificación a largo plazo de la mano de obra.
Deducción estándar y estabilidad del tipo impositivo
Los tipos impositivos y los importes de la deducción estándar que han estado en vigor desde 2018 son ahora elementos permanentes del código tributario federal. Además, la Ley introduce una deducción anual temporal de 6.000 dólares hasta 2028 para los contribuyentes de 65 años o más. Esta deducción adicional es independiente de la deducción estándar y se aplica a todos los contribuyentes de 65 años o más, independientemente de su nivel de ingresos.
Esta permanencia ayuda a las empresas en la planificación plurianual de las retribuciones y el diseño de las prestaciones, sobre todo en el caso de las organizaciones con un número significativo de trabajadores de más edad que pueden beneficiarse de la deducción adicional.
Cambios en la deducción fiscal estatal y local
El límite federal de las deducciones de impuestos estatales y locales (SALT) aumenta temporalmente de 10.000 a 40.000 dólares a partir de 2025, con ajustes por inflación hasta 2029. Este cambio afecta principalmente a los empleados de los estados con impuestos elevados, como Nueva York, California y Nueva Jersey, donde los impuestos estatales y locales suelen superar el límite anterior de 10.000 dólares, lo que puede influir en las estrategias de adquisición de talento de las empresas que compiten por trabajadores cualificados en estos mercados.
Modificaciones de las prestaciones a los empleados
La Ley suprime permanentemente determinadas prestaciones a los empleados que se habían suspendido anteriormente, lo que obliga a los empresarios a revisar y posiblemente reestructurar su oferta de prestaciones.
Ventajas del transporte
El beneficio de reembolso mensual de $ 20 libre de impuestos para el desplazamiento en bicicleta, suspendido desde 2018, ahora se elimina permanentemente. Sin embargo, otras prestaciones complementarias de transporte cualificadas reciben un año adicional de ajuste por inflación, lo que supone una cierta compensación para los empleadores que gestionan programas de prestaciones por desplazamiento al trabajo.
Reembolso de gastos de mudanza
Se eliminan de forma permanente tanto los reembolsos de gastos de mudanza exentos de impuestos a los empleados como las deducciones empresariales por gastos de mudanza. Este cambio afecta a las empresas que trasladan a empleados o contratan talentos que requieren ayuda para el traslado.
Las empresas deben revisar sus políticas de reubicación y considerar cómo afectan estos cambios a su capacidad para atraer talento que requiera traslados geográficos.
Consideraciones de planificación para los empresarios
Medidas inmediatas
Actualizaciones del sistema de nóminas: Trabaje con los proveedores de nóminas para garantizar que los sistemas puedan realizar el seguimiento y la notificación de las horas extraordinarias cualificadas por separado. Esto puede requerir actualizaciones de software o cambios en los procesos.
Revisión de políticas: Examinar las políticas actuales sobre horas extraordinarias y los paquetes de prestaciones de los empleados para identificar las áreas afectadas por la nueva legislación.
Planificación de la comunicación: Prepárese para informar a los empleados sobre los nuevos beneficios fiscales y los cambios en los programas de beneficios existentes.
Implicaciones de la estrategia de personal
Gestión de las horas extraordinarias: Los nuevos beneficios fiscales para las horas extraordinarias pueden hacer que los empleados estén más dispuestos a trabajar horas extraordinarias, ya que se quedarán con más de su paga extra después de impuestos, lo que podría afectar a las estrategias de programación de la plantilla.
Diseño de prestaciones: Con la eliminación permanente de ciertas prestaciones, las empresas pueden tener que encontrar formas alternativas de satisfacer las necesidades de los empleados, especialmente en lo que respecta a los desplazamientos y la reubicación.
Control del cumplimiento: La aplicación retroactiva y el desarrollo continuo de directrices requieren sistemas mejorados de control del cumplimiento.
Gestión de la complejidad en la aplicación
La combinación de fechas de entrada en vigor retroactivas, directrices pendientes y diferentes tratamientos fiscales estatales crea un entorno de cumplimiento complejo. Muchos empleadores están recurriendo a proveedores de soluciones de mano de obra para obtener orientación sobre estrategias de implementación y supervisión continua del cumplimiento.
Las organizaciones profesionales de empleadores (PEO), los proveedores de registro de empleadores (EOR) y otros proveedores de soluciones de mano de obra pueden ayudar a las empresas a afrontar estos cambios encargándose de las actualizaciones del sistema de nóminas, los requisitos de información fiscal y la supervisión del cumplimiento, mientras los empleadores se centran en sus operaciones empresariales principales.
De cara al futuro
A medida que el Departamento del Tesoro y el IRS elaboren directrices de aplicación en las próximas semanas, las empresas deberán prepararse para posibles ajustes de los planteamientos iniciales de cumplimiento. La naturaleza temporal de algunas disposiciones también requiere considerar cómo encajan estos cambios en las estrategias de planificación de la plantilla a largo plazo. Los empleadores deben esperar la orientación final sobre los requisitos de presentación de informes W-2 y los métodos de estimación razonable a principios de agosto de 2025.
Las empresas con acuerdos de personal complejos, operaciones en varios estados o requisitos importantes en materia de horas extraordinarias pueden encontrar un valor especial en la asociación con expertos en cumplimiento que se especializan en la navegación por la legislación laboral en evolución.
La ley One Big Beautiful Bill representa un cambio significativo en la política fiscal federal que afecta a la gestión de la plantilla. Aunque los retos inmediatos de aplicación son considerables, los cambios también crean oportunidades para la planificación estratégica de la plantilla y la mejora de las prestaciones de los empleados. Los empresarios que aborden estos cambios de forma proactiva y se mantengan informados sobre las orientaciones en desarrollo estarán mejor posicionados para aprovechar estas nuevas disposiciones de forma eficaz.
