Como ya hemos escrito en otras ocasiones, no es fácil clasificar correctamente a un contratista independiente. Hay muchos factores diferentes que deben tenerse en cuenta, y ningún factor por sí solo proporciona una respuesta definitiva. La tarea es aún más difícil porque varias agencias federales y estatales han optado por aplicar diferentes definiciones y normas para determinar si un trabajador flexible debe ser clasificado como empleado o contratista independiente.
En nuestro papel como especialistas en el cumplimiento y contratación de contratistas independientes, apoyando a clientes empresariales en todo el país, el equipo de cumplimiento de Synergy Services evalúa a miles de consultores al año. Debemos evaluar a cada trabajador, y el trabajo que han sido contratados para hacer, en el contexto de las regulaciones federales y estatales aplicables. Una norma importante de clasificación de los trabajadores que siempre debemos tener en cuenta es la del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos.
Según la reciente Interpretación de los Administradores del DOL, recientemente hemos obtenido cierta claridad adicional en torno a la definición de lo que el DOL considera un empleado. El DOL defiende que la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA o «la Ley») puede ser útil para la comunidad regulada en la clasificación de los trabajadores y, en última instancia, en la reducción de la clasificación errónea. La definición de empleo de la FLSA como «sufrir o permitir que se trabaje» y la prueba de «realidades económicas» desarrollada posteriormente proporcionan un ámbito de empleo más amplio que la prueba de control más tradicional del derecho consuetudinario.
Al examinar a los trabajadores flexibles, estas definiciones pueden dejar a menudo a los profesionales del cumplimiento en una zona un poco gris. Cuando el gerente de una empresa necesita contratar trabajadores, especialmente en lo que se denominaría contratación por proyectos, la línea entre contratista independiente y empleado W2 puede volverse rápidamente borrosa.
Cuando se trata de trabajadores de la construcción y enfermeras, una relación de empleado puede parecer a menudo clara. Pero en un ejemplo del mundo real, cuando se contrata a un desarrollador de software de alto nivel y se aplica la prueba de la realidad económica, un empresario puede encontrarse en una difícil situación de clasificación de los trabajadores. Echemos un vistazo a la aplicación de la prueba de la realidad económica en esta situación.
La prueba de las realidades económicas profundiza en el cuestionamiento de la forma en que un empresario paga a un trabajador que ha sido clasificado como contratista independiente. Los elementos clave que se identifican y cuestionan son:
- ¿El trabajo que se realiza forma parte de la actividad del empresario?
- Si el trabajador toma una decisión, ¿determina esa decisión si el trabajador obtiene beneficios o sufre pérdidas?
- ¿El trabajo que se va a realizar requiere conocimientos especializados?
- ¿Se mantiene la relación entre el trabajador y el empresario?
- ¿Cuál es el nivel de control del empresario sobre el trabajador y el trabajo que realiza?
Las respuestas a estas preguntas ayudan a determinar si un trabajador es realmente una empresa independiente o si depende económicamente del empresario.
¿Es el trabajador parte integrante de la empresa del empresario?
El ejemplo del Administrador es el de una empresa de construcción que enmarca casas utilizando un carpintero. En este caso, el trabajo del carpintero va a ser integral para el negocio y debe ser considerado un empleado W2.
No está tan claro cuando se habla del ejemplo del desarrollador de software de alto nivel. ¿Por qué? El trabajo que realiza el desarrollador es importante para la empresa, ya que sin el software, la empresa no puede implementar lo que necesita para innovar y seguir siendo competitiva y rentable. El trabajo que se realiza se considera sin duda un elemento importante para la empresa, pero ¿es integral?
¿Afecta la capacidad de gestión del trabajador a la oportunidad de obtener beneficios o pérdidas?
El Administrador proporciona un ejemplo que ilustra cómo un trabajador que presta un servicio de limpieza a clientes corporativos sólo trabaja cuando la empresa de limpieza lo determina, y que además no tiene capacidad para anunciarse o trabajar para otros clientes, sería considerado un empleado W2 de la empresa de limpieza. Por otro lado, podría haber un trabajador que preste servicios de limpieza para clientes corporativos que se anuncie, negocie las tarifas, tenga otros clientes, decida cuándo trabajar y tenga la capacidad de rechazar trabajos, lo que se consideraría un contratista independiente.
El desarrollador de software de nuestro ejemplo puede rechazar otros trabajos, pero se ve limitado por el hecho de que trabaja casi a jornada completa para el empleador, lo que significa que no puede aceptar otros clientes debido a la jornada completa y a la longevidad del proyecto. Aunque el promotor negoció hasta cierto punto su propia tarifa, ésta se basaba en la de un empleado que realizara un trabajo similar; además, el promotor no disponía de material de marketing, salvo el boca a boca y sus contactos.
¿Requiere el trabajo realizado una habilidad e iniciativa especiales?
El administrador lleva esta cuestión más allá de la mera pregunta de si el trabajador posee una habilidad especializada, como un carpintero altamente cualificado, sino más bien si el trabajador hace juicios independientes, incluyendo la decisión de la secuencia de trabajo, el orden de los materiales, y la búsqueda de la siguiente actuación. A un empleado W2 se le proporcionaría la secuencia de trabajo, y esencialmente se le diría qué y cómo hacer el trabajo.
El contratista independiente tomaría estas decisiones, y en nuestro ejemplo del desarrollador de alto nivel, el desarrollador elabora la secuencia con el gerente, ya que es el conjunto de habilidades requeridas, pero el gerente sigue estableciendo la fecha límite, y está proporcionando una secuencia de eventos que muy probablemente llevará al desarrollador a trabajar en el siguiente proyecto consecutivo para el empleador también. Esto hace que el proyecto parezca una relación continua.
¿La relación entre el trabajador y el empresario es permanente o indefinida?
El Administrador considera que se trata de una cuestión sencilla. Si el trabajo es indefinido o permanente, entonces el empleador está sugiriendo una relación de empleado W2.
Hay un par de situaciones en las que esto puede ser confuso, una es que un gestor utilice un trabajador, e incluso tenga programada una fecha de finalización del proyecto, pero debido al trabajo, la fecha de finalización y el proyecto se prolonguen continuamente. Es perfectamente normal que un proyecto se alargue y que la ampliación del alcance afecte al trabajo y añada requisitos a los entregables, pero finalmente ese proyecto debería llegar a su fin. Algunos trabajos que necesitará un empresario comienzan como un proyecto con una fecha de finalización establecida que realmente terminará, pero se convierten en algo mucho más esencial para la empresa a medida que avanza el trabajo, hasta el punto de que ahora no hay fecha de finalización, y el trabajador se convierte en el único recurso para la empresa que puede proporcionar la función específica, lo que convierte lo que en un principio se clasificó correctamente como contratista independiente en una relación de empleado.
El otro escenario es que el proyecto termine, pero entonces el gerente le proporcionará al trabajador el siguiente proyecto, y dirigirá al trabajador a su siguiente tarea, o posiblemente el trabajador será utilizado para un proyecto diferente bajo otro departamento de la misma empresa. Este escenario común confunde a muchos directivos que creen erróneamente que al trasladar al trabajador de un proyecto a otro están protegidos de tratar al trabajador como a un empleado.
En nuestro ejemplo del desarrollador de alto nivel, el proyecto se ha prolongado continuamente y está previsto que finalice, pero dada la naturaleza del proyecto, comenzará la siguiente parte consecutiva del proyecto, en la que el empleador muy probablemente también querrá que trabaje el desarrollador. En este caso, el promotor tiene la opción de asumir el siguiente proyecto, pero debido a esto y al hecho de que este promotor había realizado este tipo de trabajo para el mismo empleador en el pasado como contratista independiente ha levantado algunas banderas rojas. Para complicar aún más las cosas, en nuestro caso de ejemplo, el promotor estableció una LLC, pero no era de ninguna manera la comercialización de sí mismos, no tenía otros clientes recientes para demostrar que era una empresa independiente legítima, y de hecho antes de este concierto, había sido un empleado de otro empleador que realiza un trabajo muy similar desde hace algún tiempo. El promotor obtuvo un seguro de empresa y, a primera vista, parecía ser una empresa independiente real.
¿Cuál es la naturaleza y el grado de control del empresario?
El Administrador no da tanta importancia a esta cuestión como se ha entendido en el pasado, al menos cuando se mira a través del prisma de las realidades económicas. Cualquier control ejercido sobre un trabajador indica una relación de empleado W2. El administrador considera que trabajar desde casa es un indicador muy pequeño de falta de control por parte del empresario, y que el control del trabajador sobre su propio horario tampoco es indicativo de su condición de independiente. Se trata de una cuestión delicada porque, en cierta medida, todos los administradores que necesitan contratar a un trabajador para un trabajo van a estar proporcionando algún tipo de control para que su proyecto se complete satisfactoriamente y la empresa siga funcionando.
En nuestro ejemplo, el desarrollador de alto nivel trabaja desde casa y no está supervisado directamente. El desarrollador proporciona informes de estado y se reúne con el equipo del proyecto de forma semiregular. El desarrollador no está dirigido ni controlado, y no recibe ninguna instrucción o formación sobre cómo hacer el trabajo, pero esto por sí solo no determina su estatus de independiente. Es importante señalar que el administrador deja claro que no se debe hacer demasiado hincapié en ningún factor, incluido el control del trabajo, ya que la verdadera clave es si el trabajador es realmente una empresa independiente y no depende económicamente del empresario.
Una vez más, desde un alto nivel, este promotor parece un negocio independiente, pero debido a la falta de otros clientes del promotor, la longevidad del proyecto que indica el estado a tiempo completo y la permanencia, y sin capacidad real de pérdida, este promotor debe ser considerado un empleado W2 basado en la realidad económica de la relación entre el empleador y el trabajador.
Esperamos que este ejemplo de la vida real le haya resultado útil para comprender la complejidad de llevar a cabo una evaluación exhaustiva de la clasificación de los trabajadores. Este es el mundo en el que los expertos en cumplimiento de TalentWave operan cada día en nombre de nuestros clientes empresariales.
