Aunque es posible que el fenómeno del trabajo a distancia se haya visto impulsado por las restricciones impuestas por la pandemia de COVID-19, cada vez son más los trabajadores que optan por trabajar a distancia, y cada vez son más las empresas que optan por contratar a distancia.

En un mundo prepandémico, sólo el 6% de los empleados trabajaba exclusivamente desde casa, con más del 25% trabajando a distancia parte del tiempo. Esto significa que aproximadamente el 75% de los trabajadores nunca había trabajado a distancia. En 2021, esas cifras habían cambiado significativamente, con un 38 % de empleados que trabajaban a distancia al menos a tiempo parcial y pasaban una media de 5,61 horas a la semana fuera de la oficina.

Hoy en día, esas cifras siguen aumentando. De los que tienen trabajos que pueden realizarse a distancia, el 59% trabaja desde casa todo el tiempo, mientras que el 18% lo hace parte del tiempo. El 61% de los que trabajan a distancia eligen no trabajar en la oficina de la empresa o trabajar para una organización totalmente a distancia.

Las oficinas en casa se han convertido cada vez más en el lugar de trabajo deseado, ya que los trabajadores siguen demandando flexibilidad de ubicación y horarios de trabajo flexibles. Para muchos, el trabajo o la gestión a distancia es un territorio nuevo y desconocido. Las expectativas y realidades del trabajo a distancia difieren del trabajo en la oficina. Lo que hace a un buen gestor en la oficina puede no funcionar cuando se gestionan equipos remotos.

Retos del trabajo a distancia

Aunque el número de trabajadores que prefieren el trabajo a distancia va en aumento, sigue habiendo retos que afrontar. Estos retos pueden ser difíciles de abordar y superar, pero quienes se dedican a la gestión remota deben ser conscientes de cómo el trabajo a distancia puede afectar a sus equipos.

• Pérdida de supervisión presencial . Algunos trabajadores prosperan cuando tienen supervisión directa y un jefe o supervisor al que pueden acudir cuando tienen preguntas o preocupaciones. Aunque los trabajadores remotos siguen teniendo esto, la pérdida de tiempo cara a cara con la dirección puede ser difícil para algunos.
• Acceso limitado a la información necesaria. Uno de los retos del trabajo a distancia es el aislamiento de la información. Muchas organizaciones no tienen libre acceso a la información que los empleados necesitan para completar sus tareas. Puede que no puedan acceder a determinadas aplicaciones o que no sepan dónde encontrar algo. Esto puede ser especialmente difícil para los trabajadores remotos, ya que no pueden simplemente entrar en la oficina de alguien y preguntar.
• Distracciones e interrupciones en casa. No cabe duda de que en la oficina hay distracciones. Y, aunque los estudios han demostrado que los trabajadores remotos e híbridos aumentan la productividad, las distracciones en casa son una bestia completamente diferente a las de la oficina.
• Dificultad para comunicarse y colaborar . Los trabajadores a distancia no sólo pierden tiempo cara a cara con la dirección. También lo pierden con sus compañeros. El trabajo a distancia puede impedir la comunicación y dificultar la colaboración.
• Falta de límites y expectativas claras. Este problema también puede afectar a los trabajadores internos. Pero los trabajadores remotos no siempre se sienten seguros para establecer los límites y las expectativas que les faltan.
• Aislamiento social. La mayoría de los trabajadores a distancia trabajan desde casa. El tiempo que antes pasaban en la oficina o comiendo fuera, ahora lo pasan en casa. Puede ser muy aislante socialmente.
• Se queman cuando no pueden desconectar. La incapacidad para desconectar es algo con lo que luchan el 25% de los trabajadores remotos. Sin unos límites claros entre la oficina y el hogar, puede ser difícil dejar de trabajar incluso después de haber terminado la jornada.
• Falta de conexión con los compañeros de trabajo. La falta de «conocimiento mutuo» es un «problema central de la colaboración geográficamente dispersa» y «reduce la disposición a conceder a los compañeros el beneficio de la duda en situaciones difíciles», según este estudio.

Consejos para gestionar trabajadores a distancia

Gestionar equipos remotos puede ser todo un reto. No sólo los trabajadores se enfrentan a los retos de trabajar a distancia. Tanto si gestionas un par de empleados remotos, contratistas remotos o una plantilla totalmente distribuida, puede resultar difícil facilitar una gestión remota eficaz.

1. La comunicación es clave

La comunicación cuando se trabaja en la oficina es mucho más sencilla que cuando se gestiona una plantilla a distancia. Esta es una parte importante de cualquier relación laboral, pero se vuelve aún más crítica cuando se gestionan equipos remotos. Perder esa interacción cara a cara puede dificultar la comunicación al cortar muchas de las líneas de comunicación en las que antes se confiaba.

Casi una cuarta parte de los trabajadores remotos tienen problemas de comunicación y colaboración. No dejes que esto afecte a la productividad y los resultados de tu equipo. Actúe. Puede mejorar la comunicación si

• Establezca controles estructurados, preferiblemente diarios o cada dos, pero al menos semanales.
• Ofrezca un horario de oficina virtual o un horario específico en el que esté disponible para sus empleados y contratistas.
• Establezca directrices de comunicación o «reglas de compromiso».
• Interactúe a través de varios canales de comunicación, como el correo electrónico, el chat instantáneo y las videoconferencias.
• Mantenga una comunicación constante y accesible para que los trabajadores sepan que pueden acudir a usted en cualquier momento para cualquier cosa.
• Concéntrese en el tiempo de uno a uno para ayudar a promover a sus trabajadores a comunicar abiertamente dónde están luchando.
• Comuníqueselo con claridad y frecuencia para que conozcan las expectativas y los límites.

2. Combate Distancia operativa y de afinidad

Estamos descubriendo que la distancia geográfica no es el único tipo de distancia con el que luchan los trabajadores remotos. La distancia de afinidad, que se refiere a la conexión entre compañeros de trabajo, también se ve afectada. Un número alarmante de trabajadores remotos se sienten desconectados de sus compañeros de trabajo, hasta un 60%.

La distancia operativa se refiere a los procesos y procedimientos. Este tipo de distancia impide a los trabajadores colaborar adecuadamente o acceder a la información que necesitan para completar sus tareas diarias. Esto puede ser más sencillo de reducir, ya que sólo requiere un acceso más fácil y una mejor organización. Cree estructuras y procesos/procedimientos bien documentados y hágalos fácilmente disponibles y accesibles.

Puedes ayudar a reducir la distancia de afinidad cuando:

• Ofrezca oportunidades para que los equipos remotos interactúen socialmente.
  • Las horas felices virtuales, como el trivial o los juegos en grupo, y un enfriador de agua virtual para interactuar durante las horas de trabajo son opciones estupendas.
  • Las opciones de chat instantáneo como Slack también son excelentes para la interacción social y la comunicación.
• Ofrezca y fomente el apoyo emocional a los empleados remotos.
• Preste atención y escuche durante las reuniones individuales y señale a quienes se enfrentan al aislamiento y al agotamiento o la incapacidad de desconectar.

Ajuste sus expectativas

Recuerde que gestionar equipos remotos no será lo mismo que gestionar equipos en la oficina. Hay que ajustar las expectativas en cuanto a rendimiento y disponibilidad.

• No priorices los horarios y las horas de trabajo universales.
  • Los horarios asíncronos se adaptan fácilmente a múltiples husos horarios y pueden aumentar la eficacia y fomentar la inclusión.
• Establezca expectativas y plazos claros.
  • Establecer expectativas y plazos desde el principio
  • Regístrese regularmente
  • Comunicar con claridad
• Concéntrese menos en el tiempo que pasa en el escritorio y más en los resultados.

Priorizar la incorporación

Si su equipo está totalmente distribuido o tiene muchos empleados remotos y contratistas, la incorporación se convierte en una pieza aún más importante del rompecabezas. Una incorporación inadecuada o unos procedimientos poco claros no harán sino aumentar la distancia operativa que sienten sus trabajadores.

Buenas prácticas para la gestión remota

No es lo mismo un buen gestor en la oficina que un buen gestor a distancia. La lista de competencias interpersonales -y a veces físicas- que requiere la gestión a distancia coincidirá en parte, pero las prioridades pueden ser distintas.

• Una buena gestión a distancia significa ser:
  • Organizado
  • Flexible
  • Empático
  • Fiable
• Los buenos gestores remotos lo harán:
  • Escuche
  • Evitar la microgestión
    • Si se comunican activamente y no incumplen los plazos, confía en que sean productivos.
  • Celebrar los éxitos
    • No se centre sólo en los fracasos

La gestión remota puede ser aún más eficaz si se asocia con un EOR/AOR global establecido. People2.0 es la mayor plataforma global de servicios de empleador registrado (EOR) y agente registrado (AOR). Podemos ayudarle a incorporar empleados remotos, gestionar las complejidades de las nóminas de su plantilla distribuida y asegurarnos de que siempre contrata conforme a la normativa. Póngase en contacto con People2.0 hoy mismo para obtener más información.