Gestión de plantillas distribuidas: Impuestos sobre nóminas a distancia
Los avances tecnológicos han permitido a los trabajadores ser más flexibles en su trabajo. La flexibilidad horaria y geográfica se ha convertido en una herramienta clave para atraer y retener talento. A pesar de algunas reticencias por parte de las organizaciones, las plantillas distribuidas, e incluso el trabajo eventual, pueden beneficiar tanto a la empresa como al trabajador.
Las organizaciones pueden aprovechar este cambio hacia el trabajo a distancia recurriendo a una reserva internacional de talento que permita a las empresas contratar a los mejores talentos al mejor precio, independientemente de su ubicación. Con la grave escasez de talento que afecta a casi todos los sectores en todo el mundo, las estrategias globales de adquisición de talento pueden ayudar a cubrir algunas de esas vacantes.
Decidir trabajar con una plantilla distribuida tiene ciertamente sus ventajas, pero también conlleva retos. La contratación de empleados dispersos o remotos plantea problemas jurídicos, fiscales y de nóminas. Las organizaciones tendrán que conocer las obligaciones fiscales y de cumplimiento de la normativa laboral de cada jurisdicción en la que trabajen sus empleados. Puede ser un proceso complejo y laborioso.
Cada uno de los 50 estados de EE.UU. tiene leyes diferentes (además de un puñado de territorios como Puerto Rico y Guam). Hay diversas retenciones, diferentes requisitos de documentación, etc. Y, si piensas contratar en todo el mundo, la cosa se complica exponencialmente.
El cumplimiento es el mayor reto
Con las plantillas distribuidas, tanto si trabaja con empleados remotos permanentes como con mano de obra eventual, sus trabajadores residirán a menudo en varios estados, a veces incluso en varios países. La legislación y la normativa laboral varían de un lugar a otro.
El incumplimiento puede costar a la empresa mucho dinero en multas y tasas, por lo que es fundamental que las empresas cumplan la legislación laboral del lugar donde reside o trabaja el trabajador. Eso significa cumplir la normativa de RRHH, fiscal y de nóminas, junto con las prestaciones obligatorias, como un plan de jubilación exigido por el estado o una indemnización por accidente laboral.
Cuanto más extendida esté su plantilla, más complejo será el cumplimiento de la normativa, ya que los impuestos sobre las nóminas varían de un estado a otro y de un país a otro. Las normas fiscales serán diferentes a nivel local y global, así como a nivel estatal y federal.
A la complejidad se añade el reto de una legislación en constante cambio. Las organizaciones no solo tienen que cumplir la normativa vigente, sino estar al tanto de los cambios en curso y hacer los ajustes pertinentes.
Debido a las diferentes legislaciones locales, los contratos estándar pueden no ajustarse a la legislación laboral de una zona a otra. Así que, además de las consideraciones de cumplimiento, las organizaciones necesitarán tener contratos que puedan actualizarse para adaptarse a la normativa.
Impuestos sobre nóminas para empleados a distancia
La nómina es algo más que la simple transferencia de dinero a sus trabajadores. Hay varias áreas diferentes de impacto al ajustar la nómina para cada jurisdicción. Las organizaciones son responsables de las retenciones, deducciones, presentación y depósito de impuestos (que pueden incluir desempleo, jubilación, prestaciones, etc.), que cambiarán en función del estado o país en el que resida su empleado.
Si sus trabajadores remotos o eventuales aprovechan la flexibilidad de la ubicación y viven un estilo de vida nómada digital moviéndose por todo el país (o el mundo) mientras están empleados en su organización, pueden obtener un nexo fiscal que usted, como empleador, será responsable de pagar.
Retos de las plantillas distribuidas por todo el mundo
La captación global de talento proporciona a muchas organizaciones una ventaja competitiva y reduce el déficit de talento. Por desgracia, como ya se ha dicho, también presenta sus propios retos. Además de las barreras lingüísticas, muchos países exigen que las organizaciones establezcan entidades locales para contratar a alguien en esa jurisdicción. Esto no sólo complica el proceso, sino que también añade gastos.
La complejidad de los impuestos sobre nóminas y otras normativas para los empleados internacionales hace que muchas organizaciones duden a la hora de contratar fuera de su propio país. De este modo, se interrumpe el acceso a los talentos de todo el mundo, lo que separa a las organizaciones de los mejores talentos.
Cuándo llamar a un profesional
La gestión de la conformidad de la mano de obra puede ser especialmente desalentadora incluso para un profesional de RR.HH. experimentado. Las empresas que contratan en función del talento -abriéndose a una reserva de talento internacional- pueden obtener una ventaja competitiva sobre las organizaciones que contratan en función de la ubicación. Para aquellas organizaciones que no se deciden, existe ayuda disponible para gestionar las complejidades de los impuestos sobre nóminas a distancia.
Contratar a un empleador de registro (EOR) o agente de registro (AOR) para garantizar el cumplimiento de la clasificación de empleo, la incorporación y el procesamiento de nóminas es una forma eficaz de garantizar que las funciones críticas se gestionan de forma efectiva, sin sacrificar su estrategia global de adquisición de talento.
¿Qué es un EOR?
Un empleador registrado (EOR) actúa como empleador legal a efectos fiscales. El empleado realiza el trabajo para el contratante final, la empresa de contratación de personal u otra empresa, mientras que el EOR se encarga de las funciones administrativas internas, como los impuestos sobre las nóminas.
¿Qué es un AOR?
Un agente de registro (AOR ) es similar a un EOR, pero atienden a contratistas independientes. En lugar de ser el empleador legal, el AOR actúa como intermediario mientras administra las funciones administrativas. Se encargan de la relación con el cliente, las nóminas y los informes oficiales.
Un EOR o AOR puede encargarse de todas las funciones de personal relacionadas con el «pago de nóminas profesional», incluido el proceso y la financiación de las nóminas, los depósitos y la presentación de impuestos, y los contratos de trabajo y el papeleo. Un
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