El programa IC de People2.0 permite reducir riesgos, ahorrar costes y acelerar el proceso de incorporación
Resumen
Una marca de consumo global de la lista Fortune 100 con operaciones en varios continentes necesitaba transformar su enfoque de la contratación de contratistas independientes debido a la evolución de la legislación global y a la ineficiencia de los procesos. Con una presencia significativa en mercados de todo el mundo, este líder del sector se enfrentaba a retos cada vez mayores relacionados con el cumplimiento de la clasificación de los trabajadores, la ineficacia administrativa y la gestión de riesgos en todo su programa de personal eventual.
People2.0 implantó un programa integral de cumplimiento de la normativa en materia de CI que garantizaba la correcta clasificación de los trabajadores al tiempo que agilizaba considerablemente los procesos administrativos. La solución no sólo protegió a la marca de importantes riesgos jurídicos y financieros, sino que también aportó una impresionante eficacia operativa. Mediante el establecimiento de procesos estandarizados, el aprovechamiento de los conocimientos especializados en materia de cumplimiento y la aplicación de un enfoque tecnológico, People2.0 creó una solución que abordaba tanto los problemas inmediatos de cumplimiento como los objetivos estratégicos a largo plazo en materia de personal.
En el primer año tras el lanzamiento en febrero de 2024, el programa logró resultados notables en los principales indicadores de rendimiento. La solución consiguió un índice de aprobados del 95% (un 46% más que en el programa anterior), redujo el tiempo de incorporación en tres semanas y generó un ahorro de 450.000 dólares en costes fijos. Estos logros demuestran el importante valor creado a través de la asociación, que abarca la reducción de riesgos, la eficiencia operativa y el rendimiento financiero.
Oportunidad
Contexto del cliente
El cliente es una marca de consumo global incluida en la lista Fortune 100, con operaciones en varios continentes y una plantilla distribuida por numerosos mercados de todo el mundo. Su negocio requiere talento diverso en funciones creativas, técnicas y operativas para mantener su ventaja competitiva en un sector tan dinámico como el de los bienes de consumo. En los últimos años, la empresa había recurrido cada vez más a contratistas independientes especializados para ejecutar trabajos críticos basados en proyectos, sobre todo en áreas que requerían conocimientos especializados o capacidades creativas.
Antes de contratar a People2.0, la empresa utilizaba un enfoque descentralizado para la gestión de contratistas. Este enfoque había evolucionado orgánicamente a medida que la empresa se expandía por todo el mundo, dando lugar a prácticas incoherentes en las distintas regiones y unidades de negocio. Aunque este modelo descentralizado ofrecía flexibilidad, planteaba importantes retos a medida que se intensificaba el escrutinio normativo de la clasificación de los trabajadores en los mercados mundiales.
Principales retos
La empresa se enfrentaba a dos categorías interconectadas de retos que amenazaban tanto su eficacia operativa como su postura en materia de cumplimiento. En primer lugar, los riesgos de cumplimiento habían aumentado sustancialmente debido a la evolución de la legislación sobre clasificación de trabajadores en las múltiples jurisdicciones en las que operaban. Cada región presentaba requisitos normativos únicos, lo que creaba un complejo panorama de cumplimiento difícil de navegar con sus recursos existentes. Las posibles consecuencias de la clasificación errónea eran graves, incluidas importantes sanciones económicas, impacto negativo en la marca y relaciones dañadas con su comunidad de contratistas. Las revisiones internas habían revelado incoherencias en los procedimientos de evaluación y documentación que creaban una vulnerabilidad innecesaria.
En segundo lugar, las ineficiencias operativas obstaculizaban la capacidad de la empresa para desplegar rápidamente el talento allí donde fuera necesario. El proceso existente de contratación de contratistas implicaba largos procedimientos de incorporación que a menudo retrasaban varias semanas el inicio de los proyectos, lo que generaba frustración tanto en los gestores de las empresas como en los propios contratistas. La dirección carecía de una visibilidad completa de la utilización de su mano de obra eventual, lo que dificultaba la planificación estratégica de la misma. El enfoque fragmentado de la gestión de contratistas independientes también dio lugar a una duplicación de esfuerzos, experiencias incoherentes para los contratistas y oportunidades perdidas para la optimización del programa.
Requisitos de la solución
Tras una evaluación exhaustiva de sus prácticas de contratación de contratistas, la empresa estableció varios requisitos fundamentales para el éxito de la solución. El principal requisito era garantizar el cumplimiento de las leyes y normativas locales en todos los mercados mundiales en los que contrataban a contratistas independientes. Este cumplimiento debía integrarse en procesos normalizados que aceleraran el proceso de evaluación de los contratistas, manteniendo al mismo tiempo unas normas rigurosas.
La solución tenía que mejorar significativamente la experiencia del usuario, tanto para los gestores internos como para los contratistas, creando una vía racionalizada desde la identificación de la necesidad de talento hasta el compromiso productivo. Un sistema unificado para la gestión de la mano de obra contingente proporcionaría la visibilidad y el control necesarios para una gestión eficaz de los programas, manteniendo al mismo tiempo la flexibilidad adecuada para los requisitos específicos de la empresa. Por último, la solución debía proporcionar un ahorro de costes y una reducción de riesgos cuantificables, demostrando un claro retorno de la inversión a través de ahorros en dólares y en dinero.
Solución
Por qué People2.0
Tras evaluar a varios socios potenciales, la empresa seleccionó a People2.0 basándose en varias capacidades distintivas que se ajustaban a sus complejos requisitos. People2.0 ofrecía una amplia experiencia en el cumplimiento de la normativa a escala mundial, con un profundo conocimiento de las normativas sobre clasificación de trabajadores en los diversos mercados en los que operaba la empresa. Esta experiencia se complementó con una metodología de evaluación del CI de eficacia probada que se había perfeccionado a través de implantaciones con otras organizaciones multinacionales que se enfrentaban a retos similares.
La escalabilidad de la solución de People2.0 era especialmente importante dada la presencia mundial de la empresa y su trayectoria de crecimiento. La solución ofrecía una aplicación coherente de las normas de cumplimiento en todas las zonas geográficas, al tiempo que daba cabida a las necesarias variaciones locales en los requisitos normativos. Además, el enfoque tecnológico de People2.0 prometía agilizar procesos que hasta entonces habían sido muy manuales y lentos, creando eficiencia y mejorando al mismo tiempo los resultados en materia de cumplimiento.
Proceso de aplicación
La implantación siguió un planteamiento cuidadosamente estructurado y por fases, diseñado para minimizar las interrupciones al tiempo que se abordaban rápidamente las lagunas operativas y de cumplimiento más críticas. La fase inicial comenzó con una evaluación exhaustiva de las prácticas actuales de contratación de contratistas en toda la organización. Este proceso de diagnóstico reveló variaciones significativas en la forma de evaluar, documentar y gestionar las relaciones con los contratistas en las distintas unidades de negocio y regiones. People2.0 trabajó en colaboración con los equipos jurídicos, de RR.HH. y de compras de la empresa para identificar los requisitos de cumplimiento específicos por región, garantizando que la solución abordara todas las normativas aplicables. Este trabajo fundacional sirvió de base para el desarrollo de un marco programático personalizado que serviría de modelo para la aplicación.
La fase de despliegue se centró en la aplicación de procedimientos de evaluación normalizados que garantizaran una aplicación coherente de las normas de cumplimiento. Estos procedimientos se diseñaron para equilibrar el cumplimiento riguroso con las necesidades empresariales prácticas, proporcionando una orientación clara y manteniendo al mismo tiempo la flexibilidad adecuada. Se dedicó un esfuerzo considerable a la integración con los sistemas existentes, incluidas las plataformas de gestión de proveedores y adquisiciones de la empresa, para crear una experiencia fluida para los usuarios. Un amplio despliegue de formación de directivos y recursos de apoyo garantizó que las partes interesadas comprendieran tanto la importancia del cumplimiento como el funcionamiento práctico del nuevo programa, lo que contribuyó a la aceptación de la organización durante esta transición crítica.
Tras el despliegue inicial, el programa entró en una fase de optimización caracterizada por la mejora continua basada en la retroalimentación y las métricas de rendimiento. La solución se amplió a otras unidades de negocio más allá del alcance inicial a medida que el éxito se hacía evidente. People2.0 trabajó con la empresa para perfeccionar los procesos y aumentar la eficacia, manteniendo al mismo tiempo la integridad del cumplimiento, demostrando un compromiso continuo con el éxito del programa más allá de su implantación.
Características principales
La solución implementada incorporaba varias características clave diseñadas para abordar los retos específicos de la empresa. Su núcleo era un riguroso proceso de evaluación del cumplimiento que evaluaba cada relación con el contratista en función de las normas reguladoras locales aplicables. Esta evaluación utilizó un sofisticado análisis multifactorial adaptado a los requisitos específicos de cada jurisdicción para el estatus de contratista independiente. El resultado fue una determinación fiable y defendible que protegía tanto a la empresa como a los contratistas.
Un flujo de trabajo de incorporación racionalizado simplificó drásticamente el proceso para los contratistas independientes, reduciendo la fricción y el tiempo de productividad. El sistema de gestión centralizada proporcionó una visibilidad completa de todos los compromisos de la CI, lo que permitió una gobernanza eficaz de los programas y una planificación estratégica de los recursos humanos. Los exhaustivos procedimientos de verificación de los antecedentes y el cumplimiento de las obligaciones fiscales garantizaron que se realizara toda la diligencia debida necesaria antes de la contratación, mientras que la supervisión continua del cumplimiento a lo largo del ciclo de vida de la contratación abordó la naturaleza dinámica de las relaciones con los contratistas y la evolución de los requisitos normativos.
Resultados
Panorama de la repercusión del programa
La implantación de la solución de People2.0 para el cumplimiento de la normativa en materia de CI proporcionó resultados transformadores en múltiples dimensiones, demostrando que la mejora del cumplimiento de la normativa puede coexistir con la eficiencia operativa y el ahorro de costes:
Excelencia en el cumplimiento
- 95% de aprobados en la evaluación del CI (46% más que en el programa anterior)
- Reducción drástica de la exposición al riesgo de clasificación errónea
- Procesos de cumplimiento coherentes y defendibles en todos los compromisos
Eficiencia operativa
- Reducción de 3 semanas en los plazos de evaluación e incorporación
- 450.000 dólares de ahorro en costes durante el primer año
- Aumento del 500% en proyectos únicos de CI en comparación con el programa anterior
Adopción del programa
- 141 gestores diferentes utilizan activamente la solución
- Más de 21 funciones distintas apoyadas con éxito
- Se amplió más allá del alcance inicial para convertirse en la norma de la organización
Esta espectacular mejora en los índices de aprobación de las evaluaciones de CI redujo significativamente la exposición al riesgo de la empresa, al tiempo que creó un proceso de contratación más predecible para los usuarios empresariales. La aceleración de los plazos generó un valor empresarial sustancial al permitir un despliegue más rápido de los recursos de talento críticos y mejorar la experiencia de los contratistas. Y lo que es más importante, estas mejoras demostraron que el cumplimiento riguroso y la eficiencia operativa pueden lograrse simultáneamente con el enfoque estratégico adecuado.
Beneficios transformadores
Más allá de las métricas medibles, el programa aportó beneficios cualitativos sustanciales que transformaron el enfoque de la empresa respecto a la gestión de contratistas independientes:
Mitigación de riesgos: El resultado más importante desde el punto de vista estratégico fue la drástica reducción de la exposición al riesgo relacionado con la clasificación errónea de los trabajadores. Al implantar procesos de cumplimiento coherentes y defendibles en todos los compromisos, la empresa redujo sustancialmente la responsabilidad potencial que podría haber dado lugar a sanciones económicas, daños a la reputación y trastornos operativos.
Mejora de la experiencia del usuario: El programa mejoró la experiencia de los directivos gracias a un proceso simplificado de contratación de contratistas independientes. Lo que antes había sido una experiencia compleja y a menudo frustrante se convirtió en un proceso ágil y predecible por el que los directivos podían navegar con confianza. Esta mejora se extendió también a la experiencia del contratista, con una incorporación más rápida y un procesamiento de pagos más fiable que mejoraron la reputación de la empresa dentro de la comunidad de contratistas.
Visibilidad estratégica del personal: El enfoque de gestión centralizada proporcionó una mayor visibilidad de la utilización del personal eventual, lo que permitió tomar decisiones basadas en datos sobre la asignación de recursos y la planificación estratégica del personal. Y lo que es más importante, el programa estableció una calidad estandarizada a través de normas de cumplimiento coherentes en todos los compromisos, creando una base de excelencia que podría mantenerse y ampliarse con el tiempo.
Satisfacción del cliente
El programa ha sido adoptado por toda la organización y se ha ampliado mucho más allá de su alcance inicial para convertirse en la norma de contratación de contratistas independientes. Los comentarios positivos de los líderes empresariales, los contratistas y las partes interesadas en el cumplimiento de la normativa han reforzado la propuesta de valor del programa. La empresa sigue colaborando estrechamente con People2.0 para hacer evolucionar el programa en respuesta a los nuevos retos empresariales y a los cambiantes requisitos normativos, lo que demuestra la importancia estratégica de la asociación y su orientación a largo plazo.
Perspectivas de futuro
Basándose en el éxito inicial del programa, la asociación se está ampliando para abarcar otras regiones del mundo en las que opera la empresa, con lo que se ampliarán aún más las ventajas de cumplimiento y eficiencia. Los planes incluyen la integración de capacidades analíticas avanzadas para la planificación de la plantilla, lo que permitirá tomar decisiones estratégicas más sofisticadas en materia de personal basadas en datos exhaustivos sobre los programas. La asociación también está estudiando el desarrollo de capacidades mejoradas de contratación de contratistas que agilicen la identificación y contratación de profesionales independientes cualificados.
La mejora continua sigue siendo un objetivo central, con esfuerzos constantes para seguir optimizando las estructuras de costes y los procesos operativos. A medida que el programa madura, ambas organizaciones se comprometen a identificar nuevas oportunidades para crear valor a través del programa de mano de obra contingente, asegurándose de que se mantiene alineado con las cambiantes necesidades empresariales y los requisitos normativos.
¿Está listo para transformar su programa de personal eventual?
¿Se enfrenta su organización a retos similares en relación con el cumplimiento de la normativa por parte de los contratistas independientes? No está solo. Muchas empresas globales luchan por equilibrar los requisitos de cumplimiento con la eficiencia operativa a la hora de contratar talento independiente.
People2.0 ha ayudado a organizaciones líderes de todos los sectores a conseguir lo que antes se consideraba imposible: mejorar el cumplimiento de las normas y, al mismo tiempo, reducir costes y acelerar los procesos. Nuestros clientes disfrutan de la tranquilidad de saber que sus relaciones con los contratistas están estructuradas correctamente, mientras que sus usuarios empresariales se benefician de procesos racionalizados que hacen que el talento trabaje más rápido.
No espere a que un problema de cumplimiento obligue a realizar cambios reactivos. Tome hoy mismo el control proactivo de su estrategia de personal eventual.