Por qué hacerlo todo internamente puede estar frenándole
El trabajo administrativo mantiene a las empresas en funcionamiento, pero a menudo consume tiempo y energía que podrían emplearse mejor en otras cosas. El personal de Recursos Humanos, por ejemplo, dedica una enorme cantidad de tiempo a tareas administrativas: hasta el 57% de su jornada, según un estudio de Deloitte.
Para las empresas de dotación de personal, las horas dedicadas a tareas tediosas y repetitivas como nóminas, facturación, incorporación y cumplimiento pueden suponer retrasos en la colocación de candidatos y debilitar las relaciones con los clientes. Las grandes empresas suelen enfrentarse a problemas administrativos mayores y más complejos, con equipos internos atascados por auditorías y revisiones de clasificación.
Aunque la gestión administrativa interna es habitual, conlleva costes ocultos que pueden evitarse con el socio de back-office adecuado. Cuando se externalizan, estos servicios liberan a los equipos internos para que puedan centrarse en lo que genera valor: las colocaciones, las relaciones y la planificación estratégica.
¿Qué son los servicios de back-office?
Los socios de back-office son especialistas en RR.HH. que gestionan funciones esenciales de la plantilla. Estas tareas consumen mucho tiempo y conllevan un riesgo significativo si se gestionan mal. Al gestionarlas de forma eficiente y precisa a lo largo de todo el ciclo de vida del trabajador, los socios de back-office permiten a los equipos internos centrarse en contratar a las personas adecuadas y hacer crecer el negocio.
El apoyo de back-office puede incluir:
- Procesamiento de nóminas en distintas zonas geográficas y tipos de trabajadores
- Declaraciones fiscales e informes reglamentarios, tanto locales como mundiales
- Control de horarios y gastos
- Clasificación de los trabajadores y gestión de la conformidad
- Administración de las prestaciones
- Mitigación de riesgos mediante documentación preparada para auditorías y supervisión jurídica
Funciones de back-office frente a funciones de front-office
Mientras que los equipos de front-office impulsan los ingresos y las relaciones, los equipos de back-office gestionan las operaciones que los respaldan. Juntos, forman un ecosistema de personal completo. He aquí cómo se comparan:
| Front-Office | Servicios administrativos |
|---|---|
| Adquisición de talentos | Procesamiento de nóminas |
| Gestión de las relaciones con los clientes | Cumplimiento fiscal y reglamentario |
| Desarrollo empresarial | Facturación y cobros |
| Estrategia de personal | Clasificación de los trabajadores y revisión de riesgos |
| Prestación de servicios | Gestión de horarios y prestaciones |
Los costes ocultos de la gestión interna de las funciones de back-office
A primera vista, la gestión interna de las funciones administrativas puede parecer la opción más sencilla y económica. Pero, a la larga, puede entrañar riesgos y provocar tensiones financieras.
Importante inversión operativa
Crear y mantener una infraestructura de back-office es caro. Las empresas de contratación de personal pueden tener que contratar a especialistas o recurrir a equipos internos que no dan abasto. Las empresas, sobre todo las transfronterizas, suelen necesitar sistemas costosos para gestionar las nóminas y el cumplimiento de la normativa. Estos gastos se acumulan rápidamente y tienden a aumentar a medida que crece la plantilla gestionada.
Pérdida de productividad en los equipos
Cada hora invertida en tareas administrativas es tiempo que se desvía del trabajo de alto valor. De hecho, hay estudios que demuestran que los empleados dedican hasta un 40% de su tiempo a buscar la información que necesitan.
Cuando se combina esa ineficacia con una carga de trabajo ya de por sí pesada, la administración interna ralentiza la toma de decisiones y aleja al personal interno de las prioridades estratégicas.
El riesgo de cumplimiento aumenta con la complejidad
Según Staffing Industry Analysts, las cuestiones relacionadas con el cumplimiento de la normativa, en particular las leyes sobre salarios y horas y la privacidad de los datos, figuran entre las principales preocupaciones de los responsables de la contratación de personal. Y con razón. Incluso los pequeños errores pueden acarrear costosas sanciones e incluso daños a la reputación.
Para agravar el problema, las normativas sobre nóminas, impuestos y clasificación de los trabajadores varían según la región y cambian con frecuencia, lo que dificulta que los equipos internos se mantengan al día.
Por qué la externalización de servicios de back-office tiene sentido estratégico
La descarga de tareas administrativas alivia la carga administrativa al tiempo que aporta un valor empresarial cuantificable:
- Control de costes: La externalización sustituye los costes internos variables, como los de personal y software, por un modelo fijo y transparente. El resultado es una presupuestación más sencilla y un mayor control de los costes administrativos a medida que crece la empresa.
- Experiencia de confianza: Con las normativas en constante cambio, es fácil que los equipos internos se queden atrás. Los socios subcontratados ofrecen procesos preparados para auditorías y conocimientos jurídicos localizados que reducen la exposición y mejoran la tranquilidad.
- Crecimiento escalable: La externalización permite a las empresas expandirse a nuevos mercados y gestionar los picos estacionales sin aumentar los gastos generales internos.
- Ventaja en la adquisición de talento: Al externalizar el trabajo administrativo, los equipos de RRHH pueden redirigir su energía hacia las colocaciones, garantizando que los candidatos se incorporen más rápidamente y sin cuellos de botella.
- Datos y perspectivas: Los proveedores modernos ofrecen informes y análisis en tiempo real, lo que le da visibilidad sobre el rendimiento y el cumplimiento a todos los niveles.
Un socio fuerte estandariza los procesos, sentando las bases para operaciones escalables y la entrada en nuevos mercados. Con los procesos adecuados, las empresas pueden expandirse sin reinventar la rueda en cada región o unidad de negocio.
Cómo apoyan los servicios de back-office el crecimiento de las empresas de dotación de personal
Cuando llega la demanda de nuevos clientes, las empresas de dotación de personal se enfrentan a menudo a la misma paradoja: necesitan avanzar más rápido, pero se ven atascadas por la propia infraestructura destinada a darles soporte. La presión por escalar genera una sobrecarga de recursos. Al mismo tiempo, el trabajo administrativo se acumula a expensas de la actividad estratégica. Sin intervención, estos retos pueden limitar el potencial de una empresa justo cuando debería estar acelerando.
Los servicios de back-office ayudan a las empresas a superar estas limitaciones agilizando la incorporación y la gestión del papeleo. Los ciclos de pago mejoran cuando las hojas de horas, la facturación y los cobros se gestionan a través de un sistema integrado que mantiene las cosas en movimiento sin seguimiento manual.
El cumplimiento es otro ámbito en el que el apoyo marca la diferencia. A medida que las empresas crecen, aumenta el riesgo de clasificación errónea o de omisión de declaraciones fiscales. Los proveedores de back-office se hacen cargo de estos requisitos, garantizando que las empresas se ajustan a la legislación local incluso cuando la contratación se vuelve más compleja.
Este apoyo permite a las empresas de dotación de personal expandirse a nuevas regiones sin tener que crear infraestructuras locales ni navegar solas por las normativas, factores clave a la hora de competir con agencias más grandes. Con procesos más fluidos, los candidatos se incorporan con menos retrasos y los clientes disfrutan de una entrega más coherente. La paradoja cambia. Ahora, las empresas pueden crecer sin añadir complejidad ni sobrecargar sus equipos.
Cómo los servicios de back-office ayudan a las empresas a ampliar la gestión del personal
Las grandes empresas se enfrentan al reto operativo de gestionar una plantilla que abarca tipos de empleo, unidades de negocio y fronteras. A medida que la empresa crece, la labor de mantener todo alineado se vuelve más complicada y difícil de controlar.
Los servicios de back-office simplifican las operaciones complejas aplicando un modelo estandarizado en todos los equipos, funciones y zonas geográficas. La estandarización de estas funciones elimina obstáculos innecesarios y permite que el trabajo avance sin ajustes repetidos.
Esta coherencia también crea la base necesaria para apoyar iniciativas estratégicas más amplias. Programas como la contratación directa y la gestión total del talento dependen de datos precisos en tiempo real y de flujos de trabajo centralizados. Un socio de back-office sólido proporciona la infraestructura necesaria para ejecutar estas estrategias a gran escala, sin sobrecargar a los equipos internos.
El cumplimiento de la normativa también se hace más manejable. Un proveedor cualificado supervisa las leyes regionales y las aplica a toda la plantilla, reduciendo el riesgo de errores y garantizando la conformidad con la normativa local.
Una vez sentadas las bases, los equipos de talento pueden ejecutar la contratación directa con mayor rapidez. No hay necesidad de esperar a nuevos sistemas ni de repetir revisiones legales. Con un proveedor que gestiona las funciones clave, los informes son más claros y es más fácil hacer un seguimiento del gasto.
Al sustituir los sistemas fragmentados por un enfoque unificado, los servicios de back-office permiten a las empresas escalar con mayor control y alineación estratégica.
Cómo se integran los servicios de back-office con las soluciones EOR/AOR
Los proveedores Employer of Record (EOR) y Agent of Record (AOR) ofrecen un servicio especializado al asumir las responsabilidades legales del empleo, incluidos contratos, declaraciones fiscales, administración de prestaciones y cumplimiento de la legislación laboral local. Esto complementa los servicios de back-office, que cubren operaciones como el procesamiento de nóminas, el seguimiento de las hojas de horas, la facturación y la elaboración de informes.
Trabajar con un proveedor que ofrezca servicios de EOR, AOR y back-office como solución unificada elimina fricciones en la gestión de su plantilla, ya que todo se gestiona a través de un único sistema y un único equipo. No tendrá que coordinarse entre proveedores ni resolver conflictos entre distintos procesos. Esta alineación garantiza un día a día más fluido al tiempo que reduce la posibilidad de que se introduzcan errores en su sistema.
Trabajar con un único proveedor también ofrece a los equipos una visión más clara de la plantilla. Puede seguir el progreso de la incorporación, supervisar el estado de las nóminas y detectar riesgos de cumplimiento a través de una única plataforma.
Qué buscar en un proveedor de servicios de back-office
Elegir al socio de back-office adecuado es una decisión estratégica. El socio inadecuado puede ralentizar las operaciones y aumentar el riesgo; el adecuado se convierte en una verdadera extensión de su equipo, permitiendo el crecimiento y generando valor a largo plazo. Esto es lo que hay que priorizar cuando se busca externalización administrativa:
Profundos conocimientos del sector
Busque proveedores que conozcan los matices de los modelos de dotación de personal o las estrategias de personal empresarial en las distintas regiones, tipos de trabajadores y entornos normativos.
Sólidas capacidades tecnológicas y de integración
El back-office moderno debe funcionar en plataformas seguras y escalables. La automatización, la precisión y la visibilidad en tiempo real deben ser la norma.
Alcance mundial y conocimiento local
Asegúrese de que su proveedor tenga presencia mundial y expertos en la región que conozcan las obligaciones locales en materia de fiscalidad, empleo y cumplimiento de la normativa.
Acuerdos de nivel de servicio (SLA) transparentes
Busque acuerdos de nivel de servicio transparentes que definan los plazos de entrega, la gestión de errores y las normas de cumplimiento.
Ajuste cultural y alineación empresarial
Elija un socio cuyo estilo de comunicación, flexibilidad y objetivos a largo plazo estén en consonancia con los suyos, tanto si está escalando rápidamente como si está optimizando las operaciones de toda la empresa.
Funciones de análisis e informes
Su proveedor debe ofrecer algo más que cuadros de mando. Busque información significativa sobre la incorporación, los plazos de nómina, el cumplimiento y las tendencias de la plantilla para tomar decisiones más inteligentes.
El enfoque de People2.0 de las soluciones de back office
En People2.0, ofrecemos una de las plataformas de apoyo al personal más completas del mercado, que combina las funciones de empleador registrado y agente registrado (AOR) con un servicio completo de apoyo administrativo. Nuestra solución única e integrada cubre todo el ciclo de vida de los empleados, desde la incorporación y el pago de nóminas hasta la facturación, el cumplimiento de las obligaciones fiscales y mucho más.
Nuestra oferta incluye:
- Una infraestructura mundial de cumplimiento que abarca más de 60 países
- Expertos jurídicos y fiscales en la región que conocen los matices de la normativa local
- Sistemas escalables que se adaptan a las necesidades crecientes y cambiantes de la mano de obra
- Estructuras de precios transparentes e informes de resultados para una plena rendición de cuentas
Nuestra solución está diseñada para satisfacer las necesidades específicas de su organización, tanto si es una empresa de dotación de personal centrada en contrataciones rápidas como si es una empresa que coordina talentos a tiempo completo, autónomos y eventuales.
Simplifique su back office
Gestionar una plantilla, ya sea local o global, permanente o contingente, es suficientemente complejo. Su back office no debería dificultarla.
Los socios de back-office se encargan del trabajo operativo pesado para que su equipo pueda centrarse en lo más importante: hacer crecer el negocio y apoyar a su personal.
¿Está preparado para simplificar su back office y ampliar sus operaciones? Programe una consulta para hablar de cómo People2.0 puede añadir valor a su empresa. También podemos mostrarle cómo nuestra solución de personal puede ayudarle a superar sus retos específicos.
